Automatisierung & KI für KMU · Hamburg Abläufe automatisieren, KI gezielt einsetzen.
Ich analysiere Abläufe und führe Automatisierungen und KI-Assistenten mit Governance und Datenschutz ein, in Hamburg und remote. Ausgangspunkt ist ein Zielbild, nicht ein Werkzeug.
Wo Zeit und Wissen verloren gehen
Viele Abläufe bestehen aus manuellen Übertragungen zwischen Systemen, und Unternehmenswissen liegt in Postfächern, Ordnern und Köpfen. Gleichzeitig wächst der Druck, KI einzusetzen, während offen bleibt, welcher Anwendungsfall Nutzen bringt und welche Daten dafür verwendet werden dürfen.
Was am Ende laufen soll
Automatisierungen, die zuverlässig und nachvollziehbar laufen, und KI-Anwendungen mit klarem Zweck, geregelten Berechtigungen und Datenschutz. Grundlage ist ein gemeinsam erarbeitetes Zielbild: Was soll besser werden, welche Daten dürfen wohin, was bleibt im Haus.
Was ich bei Automatisierung und KI übernehme.
Die Reihenfolge ist Absicht: erst Bedarf und Zielbild, dann Automatisierung, dann KI.
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Prozessanalyse und Zielbild
Welche Abläufe kosten Zeit, wo liegt Wissen fest, welche Anwendungsfälle lohnen sich? Priorisierung nach Nutzen und Aufwand.
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Workflow-Automatisierung
Genehmigungen, Benachrichtigungen, Datenübernahmen und wiederkehrende Aufgaben mit Power Automate oder n8n, dokumentiert und wartbar.
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Systemintegration
Fachanwendungen, Microsoft 365, Datenbanken und Cloud-Dienste über Schnittstellen und Skripte verbinden, damit niemand mehr Daten von Hand übertragen muss.
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Copilot-Einführung
Microsoft 365 Copilot vorbereiten und einführen: Berechtigungen, Datenqualität, Governance, Pilotgruppe und Schulung.
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KI-Assistenten und Wissensdatenbanken
Dokumentationen, Verträge und Anleitungen so aufbereiten, dass KI-Assistenten daraus nachvollziehbar und mit Quellenangaben antworten können.
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Datenschutz und lokale Modelle
Klären, welche Daten in welche Modelle dürfen, und bei erhöhten Anforderungen an Datenhoheit Modelle auf eigener Infrastruktur betreiben.
Aus der Praxis
Ein Beispiel: Wird eine neue Mitarbeiterin in Personio angelegt, entstehen ihre Konten im lokalen Active Directory und in Microsoft 365 automatisch, und Hardware und Lizenzen werden ihr zugewiesen. Solche Abläufe laufen bei Kunden mit Power Automate oder mit n8n, das ich selbst betreibe.
Copilot habe ich bei Kunden eingeführt, jeweils nachdem Berechtigungen und SharePoint aufgeräumt waren. Außerdem sind bei Kunden KI-Assistenten auf Basis der eigenen Dokumente und lokale Modelle produktiv im Einsatz.
Meine Haltung
Die meisten Unternehmen nutzen KI längst, oft ohne gemeinsame Regeln. Ich rate deshalb selten davon ab. Mein Rat ist eher, sich gründlicher mit den Werkzeugen zu beschäftigen und sie gezielter einzusetzen: mit klarem Zweck, geklärten Daten und Mitarbeitenden, die wissen, was sie tun.
Werkzeuge, wenn sie zum Zielbild passen.
Die Auswahl kommt erst, wenn Ziel und Datenfluss klar sind.
- Power Automate
- Workflow-Automatisierung innerhalb von Microsoft 365.
- n8n
- Open-Source-Workflow-Automatisierung, selbst gehostet, verbindet Fachanwendungen, Microsoft 365 und KI-Modelle.
- Microsoft Graph & APIs
- Programmatischer Zugriff auf Microsoft 365 und andere Systeme.
- Microsoft 365 Copilot
- KI-Assistent in Word, Outlook, Teams und Excel innerhalb bestehender Berechtigungen.
- Cloud- und lokale Modelle
- Modelle von OpenAI, Anthropic oder Microsoft, oder Open-Source-Modelle auf eigener Hardware.
Vom Anwendungsfall zum laufenden Betrieb.
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01
Analyse
Abläufe beobachten, Aufwände beziffern, Daten und Berechtigungen lokalisieren.
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02
Zielbild
Ein bis zwei Anwendungsfälle mit klarem Nutzen und Datenschutzbewertung festlegen.
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03
Umsetzung
Prototyp, Test mit echten Daten, Pilotgruppe, dann produktiv.
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04
Weiterentwicklung
Ausbauen, was funktioniert. Benennen, was nicht.
Fragen zu Automatisierung und KI.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie mir direkt.
Keins, bevor das Zielbild steht. Erst wenn klar ist, welches Problem gelöst werden soll und welche Daten beteiligt sind, lässt sich beurteilen, welche Werkzeuge helfen. Manchmal ist es Copilot, manchmal ein lokales Modell, manchmal keine KI.
Als erste Frage: Welche Daten dürfen an welchen Anbieter, welche müssen im Haus bleiben? Daraus ergibt sich, ob Cloud-Modelle, Copilot oder lokale Modelle passen, und welche Regeln für Mitarbeitende gelten. Für Copilot sind vorher aufgeräumte Berechtigungen in Microsoft 365 die wichtigste Voraussetzung.
Das ist das Ziel. Automatisierungen werden dokumentiert und so gebaut, dass Ihr Team sie versteht und anpassen kann.
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