Microsoft 365 Beratung & Betreuung · Hamburg Microsoft 365 einrichten, absichern und betreuen.

Wenn ich einen Microsoft-365-Tenant zum ersten Mal prüfe, finde ich fast immer dasselbe. MFA ist nur teilweise aktiv, einzelne Konten haben dauerhaft globale Adminrechte und werden im Alltag genutzt, und ausgeschiedene Mitarbeitende haben noch aktive oder lizenzierte Konten. Freigaben per „Jeder mit dem Link“ laufen unkontrolliert.

Teams sind ohne Namens- und Besitzerregeln entstanden, Dateien liegen parallel auf dem Fileserver und in SharePoint, und ein Backup über den Papierkorb hinaus fehlt. Oft läuft der Tenant noch mit der Standardkonfiguration: Die Sicherheitsfunktionen sind da, wurden aber nie auf das Unternehmen eingestellt, und daneben werden Lizenzen bezahlt, die niemand nutzt.

Eine sauber strukturierte und abgesicherte Microsoft-365-Umgebung: passende Lizenzen, geschützte Identitäten, verwaltete Endgeräte, klare Regeln für Teams, SharePoint und OneDrive sowie eine Dokumentation, die Ihre interne IT selbst weiterführen kann. Damit ist die Basis für Zusammenarbeit, Compliance und den Einsatz von Copilot und Automatisierung gelegt. Den laufenden Betrieb übernehme ich auf Wunsch im Rahmen der IT-Betreuung.

Sicherheit kommt früh. MFA und Conditional Access gehören zu den ersten Punkten, die ich angehe, noch während die Umgebung neu geordnet wird. Security Defaults reichen dafür nicht aus, ich ersetze sie so bald wie möglich durch Conditional Access. Notfallkonten richte ich grundsätzlich ein, und Administratoren bekommen ihre Rechte über Privileged Identity Management nur auf Zeit, auch in kleinen Unternehmen.

Bei der Migration vom Fileserver übernehme ich die Ordnerstruktur nicht eins zu eins. SharePoint arbeitet mit wenigen Ebenen und mehreren Dokumentbibliotheken, die Berechtigungen lege ich pro Bibliothek fest, bevor die Daten umziehen. Mitarbeitende schule ich vor dem Umstieg. Ob Postfächer in Wellen oder an einem Stichtag umziehen, hängt von Größe und Ausgangslage ab. Spürbare Änderungen kündige ich vorher an, damit am ersten Morgen nicht alle gleichzeitig bei der IT anrufen.

Business Basic und Business Standard bringen für heutige Anforderungen zu wenige Sicherheitsfunktionen mit, und wer Geräte verwalten will, braucht Business Premium. E3 oder E5 sind für die meisten Unternehmen unter 300 Nutzern nicht nötig: Business Premium für die Belegschaft und Zusatzlizenzen wie Entra ID P1 oder P2 für die IT-Abteilung decken sehr viel ab. Welche Funktionen darin oft ungenutzt bleiben, beschreibe ich im Artikel Business Premium: bezahlt, aber nicht eingeschaltet.

Große CAD- oder Mediendateien gehören selten vollständig nach SharePoint. Copilot empfehle ich erst, wenn die Berechtigungen aufgeräumt sind. Den häufigsten Fehler sehe ich bei der Einführung: Mitarbeitende werden ohne Anleitung in Teams und SharePoint geschickt. Neben Wildwuchs entstehen dabei durch missverstandene Freigaben oft echte Datenschutzprobleme.