Einheitliche E-Mail-Signaturen für Microsoft 365 mit CodeTwo
Einmal zentral festlegen, automatisch unter jeder Mail, von jedem Gerät: Was einheitliche Signaturen mit CodeTwo bringen, wie es funktioniert und was es kostet, mit Preisrechner.
Jede Mail, die Ihr Unternehmen verlässt, trägt eine Signatur. In vielen Unternehmen sieht sie bei jedem anderen aus: alte Telefonnummern, fehlende Pflichtangaben, verrutschte Logos, auf dem Handy gar keine. Mit CodeTwo Email Signatures 365 legen Sie die Signatur einmal zentral fest, und sie erscheint automatisch unter jeder Mail, von jedem Gerät, mit den aktuellen Daten jedes Mitarbeitenden.
Was einheitliche E-Mail-Signaturen bringen
Jede Mail sieht gleich aus, mit Logo, Farben und Schrift Ihres Unternehmens, egal wer sie schreibt.
Name, Position und Durchwahl kommen aus Microsoft 365. Neue Mitarbeitende haben ab dem ersten Tag die richtige Signatur.
Rechtsform, Sitz, Registergericht und Geschäftsführung stehen in jeder geschäftlichen Mail, so wie es das Gesetz verlangt.
Auch Mails aus der Mail-App auf dem Smartphone bekommen die volle Signatur, ohne dass dort etwas eingerichtet wird.
Ein Banner für eine Messe oder einen neuen Service erscheint für einen festgelegten Zeitraum unter allen Mails und verschwindet danach von selbst.
Gestaltung und Banner kann das Marketing selbst pflegen, ohne Administratorrechte in Microsoft 365.
Alle Mitarbeitenden sollen ihre Signatur in Outlook und auf dem Handy anpassen. Wochen später steht die alte Nummer noch in jeder dritten Mail.
Die Nummer wird einmal in der Vorlage geändert. Ab der nächsten Mail stimmt sie bei allen, auf jedem Gerät.
So funktioniert CodeTwo
CodeTwo Email Signatures 365 ist ein Dienst für Microsoft 365. Im Cloud-Modus läuft jede Mail nach dem Absenden kurz durch CodeTwo, bekommt dort die Signatur und geht dann weiter an den Empfänger. Deshalb funktioniert das mit jedem Gerät und jeder Mail-App.
- Mailaus Outlook, vom Handy oder Tablet
- Exchange OnlineIhr Microsoft 365
- CodeTwofügt die Signatur ein
- Empfängersieht die volle Signatur
Wer die Signatur schon beim Schreiben sehen und anpassen möchte, nutzt zusätzlich das Outlook-Add-in von CodeTwo. Es wird zentral über Microsoft 365 verteilt und funktioniert in Outlook für Windows, Mac, im Browser und auf iOS und Android. Beide Wege lassen sich kombinieren.
VertiefungDatenschutz und Sicherheit
Nach eigenen Angaben ist CodeTwo Email Signatures 365 die einzige von Microsoft zertifizierte Signaturlösung. Sie wurde nach ISO 27001 und ISO 27018 entwickelt. Den Speicherort der Einstellungen wählen Sie selbst. Mit der Azure-Region „Germany West Central“ bleiben die Daten in Deutschland. Diese Region empfehle ich. Mails werden nicht gespeichert.
Was CodeTwo kostet
CodeTwo wird je Benutzer abgerechnet, mindestens zehn Lizenzen. Alle Funktionen sind enthalten, auch Support und Updates. Bei jährlicher Zahlung ist es rund zehn Prozent günstiger als monatlich.
Zur Einordnung: Ich bin CodeTwo-Reseller, liefere die Lizenzen und übernehme Einrichtung, Gestaltung der Vorlagen und die laufende Pflege. CodeTwo lässt sich 14 Tage kostenlos testen.
So gehe ich vor
- Daten prüfenPosition, Telefon und Abteilung in Microsoft 365 vervollständigen
- Vorlage gestaltennach Ihrem Erscheinungsbild, mit Pflichtangaben
- Test mit wenigen Personenauf allen Geräten und mit Ihrem Mailfilter
- Für alle einschaltenalte Signaturen in Outlook entfernenab hier automatisch
Häufige Fragen
Funktioniert das auch mit dem Smartphone?
Ja. Im Cloud-Modus bekommt jede Mail die Signatur, egal von welchem Gerät oder welcher App sie kommt. Auf dem Handy muss nichts eingerichtet werden.
Was passiert mit Antworten und Weiterleitungen?
CodeTwo setzt die Signatur direkt unter die neue Nachricht, nicht ans Ende des gesamten Verlaufs. Für Antworten lässt sich eine kürzere Signatur festlegen.
Welche Pflichtangaben gehören in die Signatur?
Bei einer GmbH unter anderem Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer, bei eingetragenen Kaufleuten Firma, Sitz, Registergericht und Registernummer. Das gilt auch für E-Mails. Die genauen Angaben klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung, ich setze sie dann in der Vorlage um.
Quellen
- Funktionen, Sicherheit, Speicherort: CodeTwo – Email Signatures 365 (Stand: Oktober 2026)
- Preise und Lizenzierung: CodeTwo – Preisliste Email Signatures 365 (Stand: 30.10.2026)
- Pflichtangaben: § 35a GmbHG, § 37a HGB (Stand: Oktober 2026)
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