Sichert Microsoft meine Daten? Backup für Microsoft 365

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Microsoft ihre Daten in Microsoft 365 sichert. Das stimmt nur zum Teil. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft und keine Daten durch einen Fehler im Rechenzentrum verloren gehen. Löscht jemand eine Mail, verschlüsselt Schadsoftware OneDrive oder wird ein Admin-Zugang übernommen, bleiben nur kurze Fristen zur Wiederherstellung. Ein Backup im eigentlichen Sinn gehört nicht zum Lieferumfang.

Quellen: Microsoft Learn, Stand Oktober 2026.

Sichert Microsoft meine Daten in Microsoft 365?

Microsoft speichert Ihre Daten mehrfach und an mehreren Standorten. Das schützt vor dem Ausfall eines Rechenzentrums, nicht vor Fehlern und Angriffen in Ihrem eigenen Tenant, also Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Löscht jemand eine Mail, überschreibt eine Datei oder verschlüsselt Schadsoftware die Dokumente, übernimmt Microsoft diese Änderung zuverlässig an allen Standorten.

Microsoft beschreibt die Aufteilung als geteilte Verantwortung. Zu Exchange Online schreibt Microsoft ausdrücklich: Es gibt keine klassische Sicherung von Postfächern. Auch die Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt ist nicht vorgesehen.

Geteilte Verantwortung in Microsoft 365

Eine Datensicherung gehört nicht zum Teil, den Microsoft übernimmt.

1. Daten, Benutzerkonten, Einstellungenverantwortet der Kunde, auch in der CloudIhre Aufgabe
2. Betrieb des Dienstesverantwortet Microsoft, Daten mehrfach an mehreren Standorten

Was Microsoft 365 von sich aus vorhält

Ganz ohne Netz arbeiten Sie nicht. Microsoft 365 hat Papierkörbe, einen Versionsverlauf und Aufbewahrungsfristen. Sie helfen bei kleinen Missgeschicken, die schnell bemerkt werden:

Für solche Fälle reichen diese Fristen häufig nicht aus. Vielleicht fällt ein Fehler erst nach Monaten auf, ein Angreifer mit Admin-Rechten löscht gezielt Daten oder Schadsoftware überschreibt über OneDrive alle Dateiversionen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Litigation Hold hält Inhalte zwar länger fest, ist aber für Nachweise und rechtliche Zwecke gedacht. Beide bieten aber keine schnelle Wiederherstellung an Ort und Stelle.

Microsoft 365 Backup: die Sicherung von Microsoft selbst

Seit einiger Zeit bietet Microsoft eine eigene Sicherung an. Microsoft 365 Backup sichert Postfächer, OneDrive und SharePoint und erstellt sehr häufig Wiederherstellungspunkte. Abgerechnet wird über ein Azure-Abonnement nach Datenmenge, und gezählt wird alles mit, auch Papierkörbe, Archive und gelöschte Elemente. Für kleine und mittlere Unternehmen wird das schnell teuer, meist deutlich teurer als eine Lösung, die je Benutzer abgerechnet wird.

Microsoft 365 Backup hat weitere Lücken: Teams-Chats, Planner und Entra ID fehlen. Mitarbeitende können Daten nicht selbst wiederherstellen. Die Sicherung bleibt innerhalb von Microsoft 365. Für große Umgebungen mit sehr kurzen Wiederherstellungszeiten kann das sinnvoll sein. Kleinen und mittleren Unternehmen empfehle ich in der Regel eine Lösung von einem Drittanbieter.

Worauf es bei einer Microsoft-365-Sicherung ankommt

Fast jede Lösung sichert Postfächer, OneDrive und SharePoint. Die Unterschiede liegen in den Details, und genau die entscheiden im Ernstfall:

• Teams-Chats: Kanalnachrichten sichern die meisten Lösungen, Einzel- und Gruppenchats nicht alle. In vielen Unternehmen laufen Absprachen aber genau dort.
• Planner und OneNote: Aufgabenpläne und Notizbücher fehlen bei einigen Lösungen ganz oder werden nur als Verknüpfung erfasst.
• Entra ID und Intune: Benutzer, Gruppen, Richtlinien und Geräteeinstellungen neu aufzubauen, kostet oft mehr Zeit als die Daten selbst. Nur wenige Lösungen sichern sie mit.
• Getrennte Speicherung: Die Sicherung sollte außerhalb Ihres Tenants liegen und unveränderlich sein. Ein Angreifer mit Admin-Zugang darf sie nicht löschen können.
• Häufigkeit und Aufbewahrung: Mehrmals täglich sichern und mindestens so lange aufbewahren, wie Fehler unbemerkt bleiben können. Ich empfehle eine unbegrenzte oder mehrjährige Aufbewahrung.
• Speicherort: Für Unternehmen in Deutschland sollte der Speicherort in der EU liegen, idealerweise in Deutschland. Den Auftragsverarbeitungsvertrag braucht es ohnehin.
• Wiederherstellung durch die Mitarbeitenden: Wer eine gelöschte Mail selbst zurückholen kann, ruft nicht bei der IT an und wartet nicht.

Die Lösungen im Vergleich

Die folgenden Lösungen begegnen mir bei Kunden am häufigsten. Die Angaben stammen aus der Dokumentation der Hersteller, Stand Oktober 2026.

Was gesichert wird	Hornetsecurity	AvePoint	Veeam	Synology	Microsoft 365 Backup
Mail, OneDrive, SharePoint	✓	✓	✓	✓	✓
Teams-Kanäle	✓	✓	✓	✓	–
Teams-Einzel- und Gruppenchats	✓	✓	–	–	–
Planner	✓	✓	◐	–	–
Entra ID	◐	+	+	–	–
Intune	–	+	+	–	–
Gespeichert getrennt von Microsoft	✓	✓	✓	✓	–

✓ enthalten · ◐ teilweise (Hornetsecurity: Benutzer und Gruppen; Veeam: Planner nur als Tab im Teams-Kanal) · + mit Zusatzprodukt (AvePoint Cloud Backup for IaaS + PaaS; Veeam Backup & Replication oder Veeam Data Cloud) · – nicht enthalten. Stand Oktober 2026, laut Herstellerdokumentation.

Welche Lösung ich einsetze

Zur Einordnung: Ich bin Partner von Hornetsecurity und AvePoint und vertreibe deren Lizenzen. Welche Lösung ich empfehle, hängt davon ab, was beim Kunden gebraucht wird und schon vorhanden ist.

Am häufigsten setze ich Hornetsecurity ein, meist als 365 Total Protection Plan 3. Damit sind Sicherung, Mailschutz und Mailarchiv mit einem Produkt erledigt, und ich verwalte alle Kunden in einer Oberfläche. Wie das im Alltag aussieht, beschreibe ich im Artikel Hornetsecurity oder Business Premium für die E-Mail-Sicherheit.

AvePoint empfehle ich, wenn SharePoint und Teams im Mittelpunkt stehen: viele Teams, viel Zusammenarbeit mit Externen, Freigaben, die niemand mehr überblickt. Dann ist die Überwachung der Berechtigungen oft genauso wichtig wie die Sicherung selbst.

Was die Abschaltung von EWS für Ihre Sicherung bedeutet

Microsoft schaltet seit dem 1. Oktober 2026 schrittweise die alte Schnittstelle Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online ab, endgültig zum 1. April 2027. Viele Sicherungslösungen haben Postfächer bisher über EWS gesichert und stellen jetzt auf Microsoft Graph um. Je nach Produkt muss dafür im Tenant eine neue Zustimmung erteilt werden. Fehlt sie, laufen Sicherungen von Postfächern möglicherweise ins Leere, ohne dass es jemandem auffällt. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Sicherung seit Oktober noch vollständig durchläuft.

So gehe ich vor

1. Bestandsaufnahme: Was liegt in Ihrem Microsoft 365, was wird heute gesichert, und wie lange reichen die eingebauten Fristen?
2. Auswahl: Ich empfehle eine Lösung, die zu Ihrer Nutzung passt, und erstelle Ihnen ein unverbindliches Angebot.
3. Einrichtung: Ich richte die Sicherung ein, lege Aufbewahrung und Benachrichtigungen fest und zeige Ihren Mitarbeitenden, wie sie selbst wiederherstellen.
4. Test: Eine Sicherung ist erst etwas wert, wenn die Wiederherstellung einmal geklappt hat. Deshalb stelle ich zum Abschluss testweise wieder her und prüfe die Sicherung danach regelmäßig.

Häufige Fragen

Reicht es nicht, wenn OneDrive alles auf den Rechner synchronisiert?

Nein. Die Synchronisation spiegelt jede Änderung, auch das Löschen und die Verschlüsselung durch Schadsoftware. Sie ist eine Kopie für den bequemen Zugriff, keine Sicherung.

Ist ein Litigation Hold eine Sicherung?

Nur bedingt. Ein Litigation Hold, in Business Premium enthalten, verhindert, dass Inhalte eines Postfachs endgültig gelöscht werden. Zurückholen lassen sie sich aber nur über eine Suche und einen Export, nicht mit wenigen Klicks an Ort und Stelle. Für OneDrive, SharePoint und Teams gilt er nicht.

Was kostet eine Sicherung für Microsoft 365?

Das hängt davon ab, wie viele Personen mit Microsoft 365 arbeiten, was gesichert werden soll und ob Mailschutz oder Archiv dazugehören. Die Lösungen von Drittanbietern werden je Benutzer abgerechnet, der Speicher ist meist eingeschlossen. Microsoft 365 Backup wird nach Datenmenge abgerechnet und ist bei kleinen Unternehmen in der Regel deutlich teurer. In einem kostenlosen Gespräch kläre ich Ihren Bedarf und erstelle Ihnen danach ein unverbindliches Angebot.

Wie lange sollten Sicherungen aufbewahrt werden?

So lange, wie ein Fehler unbemerkt bleiben kann, und mindestens ein Jahr. Die Lösungen von Hornetsecurity und AvePoint erlauben eine unbegrenzte Aufbewahrung ohne Aufpreis für den Speicher.

Quellen

• Fristen in Exchange Online: Microsoft Learn – Recoverable Items folder in Exchange Online, Microsoft Learn – Back up email in Exchange Online (Stand: Oktober 2026)
• Papierkorb SharePoint und OneDrive, Dateien wiederherstellen: Microsoft Learn – Restore deleted items from the site collection recycle bin, Microsoft Learn – SharePoint and OneDrive data resiliency (Stand: Oktober 2026)
• Gelöschte Benutzer und OneDrive: Microsoft Learn – Restore a user, Microsoft Learn – Set the OneDrive retention for deleted users (Stand: Oktober 2026)
• Teams-Chats: Microsoft Learn – Learn about retention for Microsoft Teams (Stand: Oktober 2026)
• Geteilte Verantwortung: Microsoft Learn – Shared responsibility in the cloud, Microsoft Learn – Microsoft 365 Backup FAQ (Stand: Oktober 2026)
• Microsoft 365 Backup: Microsoft Learn – Overview of Microsoft 365 Backup, Microsoft Learn – Microsoft 365 Backup pricing (Stand: Oktober 2026)
• Hornetsecurity: Hornetsecurity – 365 Total Backup, Hornetsecurity – Release Notes 16.02.2026 (Entra ID), Datenblatt 365 Total Backup (PDF), Hornetsecurity – Speicherregionen für die Datensicherung (Stand: Oktober 2026)
• AvePoint: AvePoint Learn – Cloud Backup for Microsoft 365, AvePoint – Policies for Microsoft 365, AvePoint Learn – Rechenzentren (Stand: Oktober 2026)
• Veeam: Veeam Help Center – Supported objects, Veeam Help Center – Considerations and limitations, Veeam Data Cloud for Microsoft 365 (Stand: Oktober 2026)
• Synology: Synology – Active Backup for Microsoft 365, Spezifikation, Synology – EWS-Umstellung (Stand: Oktober 2026)
• Abschaltung von EWS: Microsoft Learn – Deprecation of Exchange Web Services in Exchange Online (Stand: Oktober 2026)