Fileserver nach SharePoint: Dateien, Rechte und Migration planen

Ein Fileserver lässt sich technisch nach SharePoint übertragen. Damit die neue Ablage im Alltag funktioniert, müssen vorher Ordner, Berechtigungen und Arbeitsweisen geklärt sein. Aus rund 15 Migrationen vom Fileserver nach SharePoint und Teams beschreibe ich, worauf ich bei der Vorbereitung achte und wie sich die Umstellung in überschaubare Schritte aufteilen lässt.

Aufräumen, bevor etwas umzieht

Ein Fileserver, der seit vielen Jahren läuft, enthält mehr als die aktuelle Arbeit. Alte Projektstände, doppelte Kopien und Ordner, die niemand mehr öffnet. Vor jeder Migration räume ich deshalb gemeinsam mit dem Kunden auf. Was nicht mehr gebraucht wird, zieht nicht mit um. Was aufbewahrt werden muss, aber nicht mehr bearbeitet wird, bekommt einen eigenen Platz.

Dazu kommen technische Grenzen. In SharePoint darf der vollständige Pfad einer Datei, also Ordnernamen plus Dateiname, höchstens 400 Zeichen lang sein, und einzelne Dateien höchstens 250 GB groß. Tief verschachtelte Ordner mit langen Namen stoßen schnell an die erste Grenze. Ein Scan vor der Migration zeigt, welche Dateien betroffen sind, und die lassen sich dann gezielt umbenennen oder verschieben.

Bibliotheken statt tiefer Ordnerbäume

Auf einem Fileserver wächst die Ablage meist in die Tiefe: ein Laufwerk, darunter Abteilungen, darunter Projekte, darunter Jahre und Unterordner. SharePoint funktioniert besser in die Breite. Eine Website oder ein Team enthält mehrere Dokumentbibliotheken, und darin gibt es im besten Fall kaum noch Unterordner. Die Ordnerstruktur eins zu eins zu übernehmen, ist deshalb selten eine gute Idee.

Die Berechtigungen lege ich pro Bibliothek fest, und zwar bevor die Daten umziehen. Wer auf eine Bibliothek zugreifen darf, sieht alles darin. Das ist übersichtlicher als Rechte, die auf einzelnen Ordnern tief im Baum gesetzt wurden und die später niemand mehr nachvollziehen kann.

Welche Ordner zu welcher Bibliothek oder zu welchem Team werden, entscheidet der Kunde. Ich erkläre vorher, wie Teams und SharePoint zusammenspielen und welche Folgen eine Aufteilung für die tägliche Arbeit hat. Dann legen wir gemeinsam fest, wie gearbeitet werden soll. Das Ergebnis sieht bei jedem Kunden anders aus. Bei einem Planungsbüro, das seine Projektablage vom Fileserver nach SharePoint gebracht hat, entstand die Zielstruktur in einem Workshop mit der Geschäftsführung. Dort gehörte eine halbtägige Basisschulung für das ganze Team dazu.

Was vom Fileserver nach SharePoint gehört und was nicht

SharePoint spielt seine Stärken bei Dateien aus, an denen mehrere Menschen arbeiten: gleichzeitig bearbeiten, Versionen, Freigaben, Zugriff von überall. Für manche Daten bringt das wenig.

Diesen Lebenszyklus sollten Sie vorher planen und aufschreiben. Was passiert mit einem Projekt, wenn es abgeschlossen ist? Bleibt es in der Bibliothek, wird es verschoben, und nach welcher Frist? SharePoint ist für die langfristige Archivierung zu teurer Speicher. Jeder Mandant bekommt 1 TB plus 10 GB je Lizenz, und was darüber hinausgeht, kostet laufend. Für das Langzeitarchiv gibt es deutlich günstigere Wege, etwa eine Archivlösung wie AvePoint Opus oder eine teilautomatisierte Archivierung auf einem NAS oder Fileserver im eigenen Haus. Auch Microsoft selbst bietet mit Microsoft 365 Archive eine günstigere Speicherstufe für inaktive Inhalte an.

Wie lange dauert die Migration vom Fileserver nach SharePoint?

Einen großen Teil der Arbeit erledige ich vor der eigentlichen Datenübertragung, nach meiner Erfahrung rund 70 Prozent der Zeit: Bestandsaufnahme, Aufräumen, Zielstruktur, Berechtigungen, Planung der Schulung. Je nach Umfang dauert das vier bis sechs Wochen, in einfachen Fällen auch weniger als eine Woche. Die übrigen 30 Prozent sind die Migration selbst, ihre Überwachung, die Prüfung danach und die Schulung. Dieser Teil lässt sich meist auf etwa eine Woche verdichten. Bei großen Datenmengen dauert allein die Übertragung länger, denn die Geschwindigkeit hängt von der Leitung ab und davon, wie viele Dateien es sind.

Für die Übertragung nutze ich je nach Projekt AvePoint Fly, das SharePoint Migration Tool von Microsoft oder PowerShell. Die Werkzeuge kopieren zuverlässig, aber sie prüfen nicht, ob das Ergebnis sinnvoll ist. Deshalb laufe ich die Migration in Wellen und kontrolliere jeden Durchlauf. Im Planungsbüro waren es 219 Migrationsaufträge, die ich vorher mit der Projektliste abgeglichen habe. Sonderfälle habe ich einzeln nachgearbeitet.

Wie viel Schulung brauchen die Mitarbeitenden?

Mehr als einen einzelnen Termin. Die Arbeit in der Cloud ist anders als auf einem Fileserver, auch wenn der OneDrive-Client die Bibliotheken im Explorer wie vertraute Ordner aussehen lässt. Wer ohne Anleitung in Teams und SharePoint geschickt wird, macht leicht Fehler, ist frustriert und arbeitet umständlicher als vorher. Dateien landen an den falschen Stellen, Teams entstehen unkontrolliert, und wer die Freigabefunktionen nicht versteht, teilt schnell mehr als beabsichtigt. Das wird dann zu einem Problem für Datenschutz und Datensicherheit.

Ich schule deshalb in mehreren Terminen statt an einem langen Tag. Neben der täglichen Arbeit nimmt niemand stundenlang neues Wissen auf. Eine Grundeinweisung in Teams und OneDrive setze ich in kleiner Runde mit bis zu zehn Teilnehmenden auf 120 Minuten an. Für umfangreichere Themen wie Planner oder OneNote in SharePoint sind drei bis vier Termine von je 90 bis 120 Minuten besser. Die Themen gruppiere ich, und zwischen den Terminen bleibt Zeit, das Neue im Alltag auszuprobieren. Fragen und Probleme aus dieser Zeit nehme ich in den nächsten Termin mit.

Häufige Fragen

Kann ich die Ordnerstruktur vom Fileserver einfach übernehmen?

Technisch geht das, ich rate aber davon ab. SharePoint arbeitet mit mehreren Dokumentbibliotheken und wenigen Unterordnern, und die Berechtigungen werden pro Bibliothek vergeben. Tiefe Ordnerbäume stoßen zudem an die Grenze von 400 Zeichen für den vollständigen Pfad.

Welche Dateien sollten auf dem Server bleiben?

Häufig große Film-, Audio- und CAD-Dateien und generell Dateien, an denen nicht gemeinsam gearbeitet wird. Entscheidend sind Dateityp, Größe und Zugriff. PDFs und Bilder nehme ich davon aus, sie ziehen mit nach SharePoint. Für abgeschlossene Projekte, die nur noch aufbewahrt werden, gibt es günstigere Speicher als SharePoint.

Reicht eine einzige Schulung zum Start?

Für eine kurze Einweisung ja, für die tägliche Arbeit meist nicht. Ich plane eine Grundeinweisung von 120 Minuten für bis zu zehn Teilnehmende und für weitere Themen wie Planner oder OneNote drei bis vier Folgetermine, mit Zeit zum Ausprobieren dazwischen.

Quellen

• Pfadlänge, Dateigröße und Speicher je Mandant: Microsoft Learn – SharePoint-Grenzwerte (Stand September 2026)
• Planung einer Fileserver-Migration: Microsoft Learn – Leitfaden zur Migration von Dateifreigaben zu OneDrive, Teams und SharePoint (Stand September 2026)
• SharePoint Migration Tool: Microsoft Learn – Übersicht über das SharePoint-Migrationstool (Stand September 2026)
• AvePoint Fly: AvePoint – Fly (Stand September 2026)
• Günstigere Speicherstufe für inaktive Inhalte: Microsoft Learn – Übersicht über Microsoft 365 Archive, Preismodell (Stand September 2026)
• Freigabelinks und externe Freigabe: Microsoft Learn – Verwalten der Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive (Stand September 2026)