Vom Fileserver nach SharePoint und Teams: Migration mit Konzept und Schulung
Ein Planungsbüro bringt Jahrzehnte an Projektordnern vom Fileserver in eine Teams- und SharePoint-Struktur, in der das Team von überall arbeitet.
- Kunde
- Planungsbüro
- Branche
- Stadtplanung, Hamburg
- Zeitraum
- 2022 bis 2025
- Themen
- Microsoft 365MigrationSchulungSharePoint & Teams
Ausgangslage
Die Projektablage lag auf einem lokalen Fileserver mit einer über Jahrzehnte gewachsenen Ordnerstruktur. Die E-Mail lag verteilt auf einem lokalen Server und bei einem Webhoster. Das Team wollte ortsunabhängig in Microsoft Teams arbeiten, ohne die gewohnte Struktur zu verlieren und ohne dass beim Umzug etwas verloren geht.
Lösung
In einem Workshop mit der Geschäftsführung entstand die Zielstruktur: welche Projekte zu welchem Team gehören, was ein Kanal wird und was eine Bibliothek. Diese Entscheidung habe ich vor die Migration gestellt, weil SharePoint anders ordnet als ein Fileserver. Statt tiefer Ordnerbäume gibt es dort mehrere Bibliotheken mit wenigen Unterordnern. Den Migrationsscan habe ich mit der Projektliste abgeglichen. Dann liefen 219 Migrationsaufträge in Wellen, mit Prüfung jedes Durchlaufs und Nacharbeit bei Sonderfällen. Eine halbtägige Teams-Schulung holte alle Mitarbeitenden ab. Zum Abschluss zogen die Postfächer nach Exchange Online und das E-Mail-Archiv in ein eigenes System.
Ergebnis
Die Projektablage liegt in einer nachvollziehbaren Teams- und SharePoint-Struktur, E-Mail läuft vollständig in Exchange Online, das Archiv ist erhalten. Das Team arbeitet von überall mit denselben Daten.
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