Planungsbüro: Projektablage vom Fileserver in 219 Migrationsaufträgen nach SharePoint übertragen
Für ein Hamburger Planungsbüro habe ich die Ablösung des Fileservers vorbereitet und die Projektablage in abgestimmten Schritten nach SharePoint und Teams übertragen.
- Kunde
- Planungsbüro
- Branche
- Stadtplanung, Hamburg
- Zeitraum
- 2022 bis 2025
- Themen
- Microsoft 365MigrationSchulungSharePoint & Teams
Ausgangslage
Die Projektablage lag auf einem lokalen Fileserver, die Ordnerstruktur war über Jahrzehnte entstanden. Die E-Mail lag teils auf einem lokalen Server, teils bei einem Webhoster. Das Team wollte ortsunabhängig in Microsoft Teams arbeiten, ohne die gewohnte Struktur aufzugeben und ohne beim Umzug Daten zu verlieren.
Lösung
In einem Workshop mit der Geschäftsführung haben wir die Zielstruktur festgelegt: welche Projekte zu welchem Team gehören, was ein Kanal wird und was eine Bibliothek. Diese Entscheidung kam vor die Migration, weil SharePoint anders ordnet als ein Fileserver: mehrere Bibliotheken mit wenigen Unterordnern statt tiefer Ordnerbäume. Den Migrationsscan habe ich mit der Projektliste abgeglichen. Danach liefen 219 Migrationsaufträge in Wellen; jeden Durchlauf habe ich geprüft und Sonderfälle nachgearbeitet. Eine halbtägige Teams-Schulung führte alle Mitarbeitenden in die neue Ablage ein. Zum Schluss zogen die Postfächer nach Exchange Online und die alten E-Mails in ein eigenes Archiv.
Ergebnis
Die Projektablage liegt in Teams und SharePoint, die E-Mail vollständig in Exchange Online, das Archiv mit den Altbeständen ist erhalten. Das Team greift von überall auf dieselben Daten zu. Datenübernahme und Schulung waren von Anfang an gemeinsam geplant.
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