Vom Fileserver nach SharePoint und Teams: Migration mit Konzept und Schulung

Die Projektablage lag auf einem lokalen Fileserver mit einer über Jahrzehnte gewachsenen Ordnerstruktur, E-Mail verteilt auf einen lokalen Server und einen Webhoster. Das Team wollte ortsunabhängig in Microsoft Teams arbeiten, ohne die gewohnte Struktur zu verlieren und ohne dass beim Umzug etwas verloren geht.

In einem Workshop mit der Geschäftsführung entstand die Zielstruktur: welche Projekte zu welchem Team gehören, was ein Kanal wird und was eine Bibliothek. Ein Migrationsscan wurde mit der Projektliste abgeglichen, dann liefen die Migrationsaufträge in Wellen mit Prüfung jedes Durchlaufs und Nacharbeit bei Sonderfällen. Eine halbtägige Teams-Schulung holte alle Mitarbeitenden ab. Zum Abschluss zogen die Postfächer nach Exchange Online und das E-Mail-Archiv in ein eigenes System.

Die Projektablage liegt in einer nachvollziehbaren Teams- und SharePoint-Struktur, E-Mail läuft vollständig in Exchange Online, das Archiv ist erhalten. Das Team arbeitet von überall mit denselben Daten.