Mitarbeiterschulung mit Campus: Pflichtschulungen, Einarbeitung und Nachweise an einem Ort

Mitarbeiterschulung ist in kleinen Unternehmen selten ein Thema für sich. Die Datenschutzunterweisung ist einmal im Jahr fällig, Phishing-Mails werden besser, neue Kolleginnen und Kollegen sollen die Richtlinien kennen, und am Ende fragt jemand nach dem Nachweis. Mit Campus, meinem Schulungsportal, läuft das an einem Ort: Pflichtschulungen mit Frist und Zertifikat, Einarbeitung neuer Mitarbeitender und ein Überblick, wer was erledigt hat.

Warum Mitarbeiterschulung in kleinen Unternehmen liegen bleibt

Es fehlt selten am Willen. Es fehlt an jemandem, der daran denkt. In einer Kanzlei mit zwölf Personen hat niemand die Aufgabe „Schulungen“. Die Unterweisung wird ein Termin im Besprechungsraum, die Teilnahmeliste ein Blatt Papier, und wer krank war, holt sie nie nach. Zwei Jahre später fragt der Datenschutzbeauftragte oder die Versicherung, wer wann geschult wurde.

So läuft ein Jahr mit Campus

Nach der Einrichtung kümmert sich Campus um die wiederkehrenden Schritte der Mitarbeiterschulung. Die Geschäftsführung legt fest, welche Schulungen Pflicht sind, den Rest erledigt das Portal.

Vom Start bis zum Jahresbericht

1. EinrichtungMicrosoft-Anmeldung, Mitarbeitende, Kurse
2. ZuweisungPflichtschulungen mit Frist, auch für neue Mitarbeitende
3. Erinnerungper Mail vor der Frist, danach an Vorgesetzte
4. NachweisZertifikat mit QR-Code nach dem Abschluss
5. Jahresberichtals PDF an die Geschäftsführung

Läuft eine Schulung nach zwölf Monaten ab, weist Campus sie wieder zu. Kommt jemand neu ins Unternehmen, bekommt er die Pflichtschulungen mit einer eigenen Frist ab dem Eintritt. Verlässt jemand das Unternehmen, bleiben die Nachweise für die Aufbewahrungsfrist erhalten, persönliche Notizen werden gelöscht.

Onboarding neuer Mitarbeitender: der Einarbeitungsplan

In den ersten Wochen kommt viel zusammen: Richtlinien lesen, Schulungen machen, Zugänge einrichten, Kolleginnen und Kollegen kennenlernen. Ein Einarbeitungsplan in Campus führt durch diese Zeit. Jeder Schritt hat eine Frist ab dem Eintritt.

• Schulungen bekommen ihre Frist automatisch.
• Richtlinien bestätigt die neue Person mit „gelesen und verstanden“, mit Zeitstempel und Fassung. Ändert sich eine Richtlinie, wird neu bestätigt.
• Aufgaben haken die Person selbst, Pate oder Personalabteilung ab.

Beispielplan. Schritte, Fristen und Abteilungen legt jedes Unternehmen selbst fest.

Die technische Seite, also Konto, Lizenzen und Gerät, lässt sich in Microsoft 365 ebenfalls vorbereiten. Wie das geht, beschreibe ich im Artikel IT-Onboarding automatisieren.

Was Mitarbeitende sehen

Nach der Anmeldung steht oben, was ansteht: Pflichtschulungen mit Frist, gebuchte Termine und angefangene Kurse. Mehr müssen Mitarbeitende nicht wissen, um loszulegen.

Die Kurse sind in Kapitel und kurze Lektionen gegliedert, mit Übungen, Kontrollfragen und einem Abschlusstest. Jede Lektion lässt sich vorlesen, auf Wunsch schneller, etwa auf dem Weg zur Arbeit. Ein Konzentrationsmodus blendet alles andere aus.

Kurse, die zum eigenen Unternehmen passen

Ein allgemeiner Kurs über Phishing ist schnell vergessen. Erinnert wird, was nach dem eigenen Alltag klingt: die gefälschte Rechnung eines bekannten Lieferanten, der angebliche Anruf der Bank, die Nachricht im Namen der Chefin. Deshalb bekommt jedes Unternehmen in Campus eine eigene Fassung jedes Kurses. Die Ansprechperson für Datenschutz steht im Kurs und im Merkblatt, Beispiele lassen sich anpassen.

Der Katalog deckt ab, was in den meisten Büros, Kanzleien und Praxen ansteht:

• Sicherheit und Datenschutz: Datenschutz-Grundunterweisung, Phishing erkennen, Passwörter und Mehr-Faktor-Anmeldung, Social Engineering, Homeoffice und unterwegs, Sicherheitsvorfall melden.
• KI im Arbeitsalltag: KI-Werkzeuge sicher nutzen sowie je ein Kurs zu ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot im Unternehmen.
• Werkzeuge: Excel-Grundlagen mit Übungsdateien.

Zu jedem Kurs gehört ein Merkblatt als PDF. Kurse aus Ihren eigenen Richtlinien und Anleitungen erstelle ich auf Wunsch dazu, mit Test und Zertifikat. Live-Schulungen in Teams lassen sich ebenso planen: Mitarbeitende wählen einen Termin, die Einladung kommt in ihren Kalender, die Anwesenheit übernimmt Campus aus Teams.

Nachweise für Geschäftsführung und Prüfungen

Führungskräfte sehen in Campus ihr Team, die Geschäftsführung alle: wer fertig ist, wer überfällig ist und was geplant ist. Die Liste lässt sich exportieren. Für jede abgeschlossene Schulung gibt es ein Zertifikat mit Datum, Inhalten und Gültigkeit. Über den QR-Code lässt sich prüfen, ob es echt ist.

Einmal im Jahr bekommt die Geschäftsführung einen Bericht als PDF: Teilnahme je Person, Stand der Pflichtschulungen, offene Punkte und ein kurzes Fazit. Das hilft bei Fragen von Datenschutzbeauftragten, Versicherungen oder Auftraggebern, die Schulungsnachweise sehen wollen. Ob eine Schulung rechtlich vorgeschrieben ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Campus sorgt dafür, dass sie stattfindet und belegt ist.

Für Unternehmen mit ISO-Zertifizierung, etwa nach ISO 9001 oder ISO 45001, geht Campus im Paket Komplett weiter: Pflichtschulungen gelten gezielt für Abteilungen oder Funktionen wie Ersthelfer und Elektrofachkräfte, externe Scheine werden mit Ablaufdatum hinterlegt, Betriebsanweisungen per Lesebestätigung quittiert, und nach der Schulung bewertet die Führungskraft, ob sie gewirkt hat. Für das Audit erstellen Sie den Schulungsnachweis mit Qualifikationsmatrix als PDF.

Datenschutz und Technik

• Standort: Campus läuft auf einem Server in einem Rechenzentrum in Falkenstein (Deutschland), getrennt je Unternehmen.
• Anmeldung: mit dem Microsoft-Konto des Unternehmens. Campus übernimmt die Mitarbeitenden aus Microsoft 365, nur Konten mit Postfach, keine Admin- oder Dienstkonten.
• Auftragsverarbeitung: Ich verarbeite die Daten in Ihrem Auftrag, mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Löschfristen: Nachweise werden drei Jahre nach dem Abschluss gelöscht, Daten ausgeschiedener Mitarbeitender nach festen Regeln.

Auf Wunsch läuft Campus unter Ihrer eigenen Adresse, etwa campus.ihre-firma.de, mit Ihrem Logo und Ihrer Farbe.

Was kostet Campus, und welches Paket passt?

Sie zahlen für Plätze, nicht nach Schulungen. Ein Platz gilt für eine Person, die im Vertragsjahr geschult wird, und bleibt bis zum Ende des Vertragsjahres belegt. Basis kostet 59 € im Monat mit 10 Plätzen, jeder weitere Platz 4,90 €. Plus kostet 129 € mit 15 Plätzen, jeder weitere 7,90 €. Komplett kostet 249 € mit 20 Plätzen, jeder weitere 9,90 €. Dazu kommt eine einmalige Einrichtung von 190, 390 oder 690 €. Alle Preise netto, Laufzeit 12 Monate.

Drei Pakete, ein Portal

Was brauchen Sie?

Pflichtschulungen und Nachweise

BasisKurse nach Auswahl, Fristen, Zertifikate, Jahresbericht

Dazu neue Mitarbeitende gut einarbeiten

PlusEinarbeitungsplan, eigenes Logo, eigene Farbe und Adresse

Schulungen selbst gestalten und halten

Komplettganzer Katalog, eigene Termine, eigene Redaktion, Wissen, ISO-Nachweise

Häufige Fragen zur Mitarbeiterschulung mit Campus

Brauchen meine Mitarbeitenden ein eigenes Konto?

Nein. Sie melden sich mit ihrem Microsoft-Arbeitskonto an. Ohne Microsoft 365 geht es mit Mailadresse, Passwort aus der Einladung und einem Code per Mail.

Wie lange dauert eine Schulung?

Ein Kurs dauert 20 bis 45 Minuten und lässt sich jederzeit unterbrechen. Der Fortschritt bleibt gespeichert.

Kann ich Campus vorher sehen?

Ja. In einer Live-Demo per Teams zeige ich Ihnen Campus in einer halben Stunde mit Beispieldaten. Im ersten Vertragsmonat können Sie ohne weitere Monatsgebühren aussteigen, berechnet wird dann nur die Einrichtung.