IT-Dienstleister wechseln: Zugänge, Übergabe und laufenden Betrieb klären

Wenn Sie den IT-Dienstleister wechseln, sollen Ihre Mitarbeitenden weiterarbeiten können, und wichtige Zugänge dürfen nicht verloren gehen. Ich begleite zwei bis drei solcher Übernahmen pro Jahr. Hier beschreibe ich, welche Informationen ich zuerst prüfe und wie sich die Übernahme vorbereiten lässt, auch wenn die Dokumentation noch Lücken hat.

Warum Unternehmen den IT-Dienstleister wechseln

Einen festen Rhythmus gibt es nicht, aber zwei bis drei Übernahmen pro Jahr kommen bei mir ungefähr hin. Die Gründe, die Kunden mir nennen, ähneln sich: Anfragen bleiben zu lange liegen, bei bestimmten Themen fehlt das Fachwissen, oder neue Themen wie Cloud-Dienste werden nicht angegangen, obwohl das Unternehmen sie braucht.

Den letzten Punkt halte ich für den wichtigsten. Wer wettbewerbsfähig bleiben und seine Systeme sicher halten will, muss mit der Entwicklung mitgehen, und die ist bei Sicherheitsfunktionen und Cloud-Diensten schnell. Ich verfolge diese Entwicklung täglich und setze bei meinen Kunden um, was davon für sie sinnvoll ist. Mir geht es dabei weniger um Zertifikate als darum, auf dem Stand von heute zu sein.

Bevor Sie den IT-Dienstleister wechseln, sprechen Sie diese Punkte offen an. Manches lässt sich im Gespräch klären. Wenn nicht, entscheidet die Vorbereitung darüber, wie reibungslos der Wechsel wird.

Was bei einer Übernahme meistens fehlt: die Dokumentation

Eine vollständige Übergabe erlebe ich selten. Meistens bekomme ich eine Passwortliste, als Tabelle oder als Export aus einem Passwortmanager. Welche Systeme es gibt, wie sie zusammenhängen und welche Regeln auf der Firewall aus welchem Grund gelten, muss ich mir dann selbst erschließen: Netzwerk scannen, Geräte einzeln prüfen, Konfigurationen lesen. Fehlen Zugangsdaten oder Unterlagen, muss die Umgebung zunächst genauer aufgenommen werden. Diesen zusätzlichen Aufwand kläre ich mit Ihnen vor der Übernahme.

Bei meinen eigenen Kunden halte ich es umgekehrt. Ich dokumentiere Systeme und Änderungen laufend, sodass ich eine Umgebung jederzeit an einen Nachfolger oder an eine interne IT übergeben könnte. Dokumentation und Zugänge gehören dem Kunden, nicht mir.

Mein wichtigster Rat deshalb: Fordern Sie vor dem Wechsel vom bisherigen Dienstleister eine vollständige Dokumentation der Systeme an, die er für Sie betreut. Am besten, bevor Sie kündigen, und mit einer klaren Liste, was darin stehen soll:

• alle Geräte mit Standort und Aufgabe: Firewall, Switches, WLAN, Server, Speicher
• ein Netzwerkplan mit IP-Bereichen, getrennten Netzen (VLANs) und den Regeln auf der Firewall
• Server und virtuelle Maschinen mit ihren Diensten und Anwendungen
• die Datensicherung: was wird wie oft wohin gesichert, und wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet
• Microsoft 365 und andere Cloud-Dienste: Administratorkonten, Lizenzen, Sicherheitseinstellungen
• Verträge und Lizenzen, die über den Dienstleister laufen, mit Laufzeiten

Je vollständiger diese Unterlagen sind, desto schneller kann der neue Dienstleister arbeiten, statt erst herauszufinden, was er da eigentlich übernommen hat.

Checkliste: diese Zugänge sichern Sie vor dem Wechsel

Unabhängig von der Dokumentation sollten Sie die Zugänge selbst in der Hand haben, bevor die Zusammenarbeit endet. Prüfen Sie dabei, ob Sie sich tatsächlich anmelden können. Ein Kennwort auf einer Liste ist noch kein funktionierender Zugang.

• Microsoft 365: ein Administratorkonto, das Ihrem Unternehmen gehört und keinem Mitarbeiter des Dienstleisters
• Webhoster und Domainverwaltung: Kundenkonto, Kundennummer und Zugang zu den DNS-Einstellungen
• Firewall: Administratorzugang, bei zentral verwalteten Geräten auch das Konto beim Hersteller
• Netzwerk-Controller für Switches und WLAN
• Server, Virtualisierung und Datensicherung: die lokalen Administratorkonten
• Kundenkonten bei Herstellern und Lieferanten, über die Lizenzen oder Wartungsverträge laufen

Für Microsoft 365 empfiehlt Microsoft ohnehin mindestens zwei Notfallkonten mit globaler Administratorrolle. Als einen der Gründe nennt Microsoft ausdrücklich den Fall, dass die Person mit dem letzten Administratorzugang nicht mehr da ist. Wenn Sie den IT-Dienstleister wechseln, ist das genau die Lage, die Sie vermeiden wollen.

Wem gehören Domain und Microsoft-365-Tenant?

Die Domain ist in den Umgebungen, die ich übernehme, in der Regel auf den Kunden selbst registriert. Bei .de-Domains können Sie das über die Whois-Abfrage der DENIC selbst prüfen. Ist ein Unternehmen Inhaber, zeigt sie Name und Anschrift an.

Beim Microsoft-365-Tenant, also der eigenen Umgebung Ihres Unternehmens bei Microsoft, sieht es öfter anders aus. Häufig hat ihn nicht das Unternehmen selbst angelegt, sondern er ist mit einem Hosting-Paket entstanden. Ob sich ein solcher Tenant beim Anbieterwechsel mitnehmen lässt, hängt vom Vertrag mit dem Hoster ab und davon, wer darin die Administratorrechte hält. In den Fällen, die ich erlebt habe, ging es nicht. Dann müssen Postfächer und Daten in einen neuen Tenant umziehen, und das ist ein eigenes kleines Projekt. Wie so ein Umzug abläuft, zeigt die Referenz, in der ich Postfächer und Daten in einen eigenen Tenant übernommen habe.

Ich rate deshalb zu einem eigenen Tenant, der Ihrem Unternehmen gehört. Ich selbst erhalte darin administrativen Zugriff für die Dauer unserer Zusammenarbeit. Endet sie, entziehen Sie den Zugriff, und alles andere bleibt, wo es ist. Microsoft sieht für Partner dafür inzwischen fein abgestufte, zeitlich begrenzte Administratorrechte vor, die der Kunde ausdrücklich freigeben muss. Ich nutze sie, wenn ein Kunde das wünscht. Meist arbeite ich mit einem eigenen, stark abgesicherten Administratorkonto im Tenant des Kunden, geschützt mit MFA und FIDO2-Sicherheitsschlüssel. Damit bin ich bei dringenden Arbeiten schneller handlungsfähig, als wenn ich eine Rolle erst über das Partner Center anfordern muss.

Wie die Übernahme abläuft, wenn Zugänge fehlen

Fehlt ein Zugang, frage ich zuerst beim bisherigen Dienstleister nach, danach bei Ihnen, denn oft liegen Unterlagen noch irgendwo im Unternehmen. Hilft beides nicht, setze ich das Kennwort über den vorgesehenen Weg zurück oder wende mich an den Hersteller. Das ist aufwendiger und bei manchen Geräten mit einer Unterbrechung verbunden, deshalb steht es am Ende der Reihe.

Wie lange eine Übernahme dauert, lässt sich nicht pauschal sagen. Es macht einen großen Unterschied, ob ich nur die E-Mail-Sicherheit übernehme oder das komplette Netzwerk mit Servern, Arbeitsplätzen und Cloud-Diensten. Sobald alle Zugänge vorliegen, erstelle ich ein Konzept für die Übernahme und setze es mit Ihnen um.

Wie das ganz ohne Übergabe aussehen kann, zeigt eine Agentur, die 2026 den IT-Dienstleister wechselte und kurz darauf umzog. Ich habe das Netzwerk gescannt, Firewall, Switches, Speicher und Zugänge analysiert und alles dokumentiert. Den Umzug habe ich genutzt, um das Netzwerk für 15 Arbeitsplätze neu aufzubauen, vor Ort an einem Tag. Die ganze Geschichte steht in der Referenz Büroumzug ohne Übergabe.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die Dokumentation beim bisherigen IT-Dienstleister anfordern?

Am besten vor der Kündigung, solange die Zusammenarbeit noch läuft. Legen Sie fest, was die Dokumentation enthalten soll: Geräte, Netzwerkplan, Server, Datensicherung, Cloud-Dienste, Verträge und Zugänge. Prüfen Sie beim Erhalt, ob Sie sich mit den Zugangsdaten tatsächlich anmelden können.

Kann ich meinen Microsoft-365-Tenant zu einem neuen Dienstleister mitnehmen?

Wenn der Tenant Ihrem Unternehmen gehört, ja. Dann ändert sich nur, wer administrativen Zugriff hat. Wurde er über ein Hosting-Paket angelegt, entscheidet der Vertrag mit dem Hoster; in den Fällen, die ich erlebt habe, ging es nicht. Postfächer und Daten ziehen dann in einen eigenen Tenant um, der künftig Ihnen gehört.

Wie lange dauert der Wechsel des IT-Dienstleisters?

Das hängt davon ab, was übernommen wird, von einzelnen Diensten bis zum kompletten Netzwerk. Vor allem kommt es darauf an, wie schnell alle Zugänge vorliegen. Danach erstelle ich ein Konzept für die Übernahme und setze es mit Ihnen um.

Quellen

• Notfallkonten in Microsoft 365: Microsoft Learn – Verwalten von Konten für den Notfallzugriff
• Zeitlich begrenzte Administratorrechte für Partner: Microsoft Learn – Einführung in granulare delegierte Administratorrechte (GDAP)
• Inhaber einer .de-Domain prüfen: DENIC – Wie lässt sich herausfinden, auf wen eine .de-Domain registriert ist?