Wenn der IT-Betreuer geht: Welche Zugänge und Unterlagen brauchen Sie?

Wenn der IT-Betreuer geht, müssen Sie selbst auf Ihre Systeme zugreifen können: Microsoft 365, Domain, Firewall, Backups. Diese Checkliste zeigt, welche Zugänge und Unterlagen Sie brauchen und was Sie zuerst sichern. Sie hilft beim geordneten Abschied ebenso wie bei einem plötzlichen Ausfall.

Dieser Artikel behandelt die Unterlagen und Zugänge. Wie Sie einen neuen Dienstleister vorbereiten und wem Ihr Tenant gehört, steht im Artikel IT-Dienstleister wechseln.

Wenn der IT-Betreuer geht: mit Vorlauf oder plötzlich

Bei einer Übernahme habe ich das weitere Konzept gemeinsam mit dem Kunden und dem ehemaligen IT-Betreuer besprochen. Wenn das möglich ist, rate ich zu so einem Gespräch: Vieles steht in keiner Unterlage.

Was Sie zuerst sichern

Ich beginne mit den Zugängen, ohne die sich andere nicht zurückholen lassen. Über Domain und E-Mail laufen oft auch die Kennwort-Zurücksetzungen weiterer Dienste.

Die Reihenfolge der ersten Sicherung

1. Microsoft 365eigenes Administratorkonto, Anmeldung selbst getestet
2. Domain und DNSKundenkonto beim Anbieter, Zugriff auf die DNS-Einstellungen
3. Firewall und FernzugriffAdministratorzugang, bei Cloud-Verwaltung auch das Herstellerkonto
4. BackupsZugang zur Sicherung und Stand der letzten Wiederherstellung
5. Passwörteralle Zugangsdaten an einem Ort, auf den Sie zugreifen

Sobald Ihre eigenen Zugänge getestet sind und die Betreuung tatsächlich übergeben ist, schalten Sie die Konten des bisherigen Dienstleisters ab. Wie, steht weiter unten.

Checkliste: Zugänge und Unterlagen vom IT-Betreuer

Haken Sie ab, was Sie selbst geprüft haben. Der Stand bleibt nur in diesem Browser gespeichert.

Was die Dokumentation im Einzelnen enthalten sollte, zeigt die Liste im Artikel IT-Dienstleister wechseln.

Bei Übernahmen fehlen mir am häufigsten der Zugang zu Domain und DNS, die Passwörter für Server und lokale Administratorkonten, die Netzwerkdokumentation, die Übersicht über Lizenzen und Verträge sowie die Zugänge zu Router und Provider.

Worauf es bei den einzelnen Punkten ankommt

Admin-Konten und Geräte

Ein Kennwort allein reicht nicht. Liegt die zweite Anmeldestufe auf dem Smartphone des Betreuers, kommen Sie trotzdem nicht hinein. Das gilt auch für Wiederherstellungsadressen.

Prüfen Sie auch Geräte mit eigenem Herstellerkonto. Bei einer Übernahme war ein NAS noch mit dem Konto des früheren Betreuers verbunden. Ich habe es getrennt, neu verbunden und die Benachrichtigungen neu eingestellt.

Für Microsoft 365 empfiehlt Microsoft zwei Notfallkonten und einen Test mindestens alle 90 Tage. Wie Sie Rollen sauber vergeben, beschreibe ich unter Privileged Identity Management.

Domains und DNS

Inhaber und Verwalter einer Domain können verschiedene Stellen sein. Prüfen Sie deshalb beides. Sichern Sie außerdem die DNS-Einträge, bevor sich etwas ändert. Sie steuern, wo Ihre E-Mails und Ihre Website ankommen.

Lizenzen und Verträge

Microsoft-365-Lizenzen können über einen Partner laufen. Dann rechnet er sie ab, auch wenn die Betreuung endet. Bei der direkten Übertragung eines CSP-Abonnements zu einem anderen Partner muss der bisherige Partner zustimmen. Klären Sie das früh und im Gespräch. Das Gleiche gilt für Verträge, die auf den Namen des Betreuers laufen.

Backups

Lassen Sie sich die Sicherung nicht nur zeigen, sondern stellen Sie eine Datei testweise wieder her. Prüfen Sie auch, wer die Fehlermeldungen erhält. Geht die Adresse des Betreuers außer Betrieb, bleibt ein Ausfall unbemerkt. Für Microsoft 365 gilt das eigene Thema Backup für Microsoft 365.

Passwörter

Bei Übernahmen bekomme ich meistens eine Passwortliste, von früheren Dienstleistern häufig als KeePass-Datenbank. Sie ist ein Anfang, aber kein Nachweis: Prüfen Sie jeden wichtigen Eintrag durch eine eigene Anmeldung.

Passwörter gehören nie in eine E-Mail. Legen Sie sie in einem Passwortsafe ab und ändern Sie nach der Übergabe alle Zugangsdaten, die der bisherige Dienstleister kannte oder verwaltet hat.

Zugänge des IT-Betreuers schließen

Das gehört zu einem normalen Abschied und richtet sich nicht gegen die Person. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Eigene Zugänge testen: Alle wichtigen Anmeldungen funktionieren ohne den Betreuer.
2. Konten entfernen: Persönliche Konten, VPN-Zugänge und Fernwartung des Betreuers abschalten.
3. Partnerrollen prüfen: Im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen und Partnerbeziehungen sehen Sie, welche Partner Rollen haben, und können sie entfernen. Eine bestehende Handels- oder Abrechnungsbeziehung endet dadurch aber nicht automatisch.
4. Passwörter ändern: Alle Passwörter neu setzen und im Passwortsafe ablegen.

Wenn der bisherige IT-Betreuer nicht mitarbeitet

1. Offiziell anschreiben: Die Geschäftsführung fordert Zugänge und Unterlagen schriftlich an.
2. Domain klären: Über den Registrar, mit einem Nachweis, dass Ihr Unternehmen Inhaber ist.
3. Geräte zurücksetzen: Nur wenn es keinen anderen Weg gibt.
4. Neu dokumentieren: Alles, was Sie vorfinden und ändern.

In einem Fall hatten sich Kunde und Dienstleister überworfen, und zur Umgebung kamen kaum Informationen. Alles musste aus den Erinnerungen des Kunden und alten E-Mails aufgearbeitet werden. Dazu habe ich kleine eigene Werkzeuge genutzt, die zum Beispiel das Netzwerk durchsuchen.

Bei dem Büroumzug aus meinen Referenzen gab es nur eine Passwortliste mit einer Handvoll Zugängen, keine Übergabe und keine Dokumentation.

Was Sie dauerhaft selbst in der Hand haben sollten

• die Domain, registriert auf Ihr Unternehmen
• eigene Administratorzugänge und dokumentierte Notfallkonten, deren Zugangsdaten sicher hinterlegt sind
• eine Liste aller Verträge und Lizenzen
• eine aktuelle Dokumentation

Häufige Fragen

Wie lange dauert das?

Meist wenige Tage, aber das hängt stark vom Einzelfall ab.

Was tue ich, wenn der IT-Betreuer nicht mehr erreichbar ist?

Suchen Sie zuerst in Ihrem Unternehmen nach Unterlagen und vorhandenen Administratorkonten. Danach bleiben Zurücksetzen oder der Hersteller. Den Ablauf zeigt die Grafik im Artikel IT-Dienstleister wechseln.

Muss der IT-Betreuer mir Zugänge und Unterlagen herausgeben?

Das ist eine Rechtsfrage und hängt auch von Ihrem Vertrag ab. Sehen Sie dort zuerst nach und fragen Sie im Zweifel einen Anwalt. Praktisch hilft es, früh eine konkrete Liste zu schicken.

Woran erkenne ich, ob meine Domain meinem Unternehmen gehört?

Bei .de-Domains hilft die Whois-Abfrage der DENIC. Ist eine juristische Person wie eine GmbH Inhaberin, zeigt sie Name und Anschrift an. Bei natürlichen Personen sind diese Daten nicht öffentlich.

Quellen

• Notfallkonten: Microsoft Learn – Verwalten von Konten für den Notfallzugriff (Stand: Oktober 2026)
• Partnerrollen entfernen: Microsoft Learn – Manage Microsoft-certified solution provider partner relationships (Stand: Oktober 2026)
• Lizenzen zwischen Partnern übertragen: Microsoft Learn – Partner transfers the billing ownership to another CSP partner (Stand: Oktober 2026)
• Inhaber einer .de-Domain prüfen: DENIC – Wie lässt sich herausfinden, auf wen eine .de-Domain registriert ist?