IT für eine Neugründung: Arbeitsplätze, Microsoft 365 und Telefonie vorbereiten
Was die IT einer Neugründung am ersten Arbeitstag braucht, was warten kann, welche frühen Entscheidungen später teuer werden und womit Sie für Laptops, Lizenzen und Domain rechnen sollten.
Zum Unternehmensstart müssen die Mitarbeitenden auf E-Mails, Dateien und Anwendungen zugreifen können. Ich plane die IT für eine Neugründung und richte sie ein. Vier Neugründungen habe ich bisher von Anfang an ausgestattet. Daraus weiß ich, welche Entscheidungen früh fallen sollten und was bis zum ersten Arbeitstag erledigt sein muss.
Was am ersten Arbeitstag stehen muss
Am ersten Tag müssen die Mitarbeitenden arbeiten und erreichbar sein. Mehr nicht. Für die IT heißt das: Jede Person hat ein Konto im eigenen Microsoft-365-Tenant, also der eigenen Umgebung des Unternehmens bei Microsoft, mit einer E-Mail-Adresse unter der Firmendomain. Und sie hat ein Gerät, das von Anfang an verwaltet wird.
Verwaltet bedeutet: Das Gerät ist dem Unternehmen zugeordnet, bekommt seine Einstellungen und Sicherheitsvorgaben zentral und lässt sich bei Verlust sperren oder löschen. Laptops und Handys richten sich dabei beim ersten Einschalten selbst ein. Wie das bei Firmenhandys funktioniert, habe ich in Firmenhandys, die sich selbst einrichten beschrieben, die Grundlagen der Geräteverwaltung in Geräteverwaltung mit MDM im Unternehmen.
Bei der Telefonie reicht für den Anfang, dass alle mobil erreichbar sind. Eine Cloud-Telefonanlage mit festen Rufnummern, Warteschleifen und Weiterleitungen kann ein paar Tage später folgen. Welche Varianten es dafür gibt, steht im Artikel über Cloud-Telefonanlagen mit 3CX und Teams Phone. Die Neugründungen, die ich ausgestattet habe, haben ihre Geräte gekauft.
Was ruhig ein paar Wochen warten kann
In den ersten Wochen hat ein junges Unternehmen andere Sorgen als ein vollständiges IT-Handbuch. Einiges darf deshalb nachziehen, ohne dass der Betrieb darunter leidet:
Ein Asset Management, das jedes Gerät mit Seriennummer, Kaufdatum und Nutzer führt, lohnt sich, sobald mehr Geräte kommen und gehen. Am Anfang weiß die Geräteverwaltung ohnehin, welches Gerät wem gehört.
Eine sauber geschriebene Dokumentation der Umgebung kann nach dem Start entstehen, wenn sich die Einrichtung gesetzt hat. Zugänge und Einstellungen sollten trotzdem von Anfang an festgehalten werden.
Wie ein Eintritt, ein Austritt oder eine Gerätebestellung abläuft, lässt sich besser beschreiben, wenn es ein paar Mal passiert ist. Später kann daraus ein automatisiertes Onboarding werden.
Welche Entscheidungen später teuer werden
Teuer wird nicht das, was fehlt, sondern das, was am Anfang schnell und provisorisch entsteht und dann bleibt. Drei Punkte sehe ich dabei immer wieder:
- Geräte ohne Verwaltung. Ein Laptop, der erst einmal ohne zentrale Verwaltung eingerichtet wird, muss später nachträglich übernommen werden. Wie viel Arbeit das machen kann, zeigt der Artikel über das Übernehmen von Macs in Intune.
- Private Konten. Wird ein Dienst mit einer privaten E-Mail-Adresse oder Apple-ID gebucht, hängt er an einer Person. Verlässt sie das Unternehmen, geht der Zugang mit ihr.
- Fehlende Anbindung per Single Sign-on. Single Sign-on (SSO) heißt, dass sich die Mitarbeitenden bei weiteren Diensten wie CRM oder Buchhaltung mit ihrem Microsoft-365-Konto anmelden. Fehlt diese Anbindung, gibt es für jeden Dienst ein eigenes Passwort, und bei jedem Austritt muss jemand an jede Stelle einzeln denken.
Wenn die Neugründung aus einem bestehenden Unternehmen kommt
Wird ein Unternehmen aus einem anderen herausgelöst, ist das kein Start auf der grünen Wiese. Häufig sollen die bestehenden Strukturen übernommen oder im neuen Unternehmen nachgebaut werden: Postfächer, Ablagen, Gruppen, Berechtigungen. Diese Strukturen sind meist über viele Jahre gewachsen. In einem neuen System lassen sie sich oft nicht oder nur mit Einschränkungen genauso abbilden.
Mein Rat: Klären Sie vor dem Umzug, welche Strukturen wirklich mitkommen müssen und welche sich im neuen Tenant einfacher lösen lassen. Bei einer Neugründung aus der Industrie habe ich Postfächer und Daten aus dem bisher genutzten Tenant in einen eigenen übernommen, mit einer festen Zuordnung jedes alten Kontos zu seinem neuen. Dazu kamen Apple-Geräte, die sich selbst einrichten, und eine Cloud-Telefonanlage. Die zehn Mitarbeitenden waren nach drei Tagen arbeitsfähig.
Was kostet die IT-Grundausstattung?
Für den Start braucht eine Neugründung im Wesentlichen drei Dinge:
- Laptops. Vernünftige Arbeitsgeräte kosten je nach Anforderung zwischen 1.000 und 1.500 €.
- Lizenzen. Microsoft 365 Business Premium kostet 20,01 €* netto je Person und Monat bei einjähriger Laufzeit. Zusätze wie Telefonie kommen hinzu.
- Eine Domain. Also die Adresse, unter der das Unternehmen E-Mails empfängt, zum Beispiel firmenname.de.
Die Lizenzen buche ich als Microsoft-Partner über meinen Distributor. Dafür verbinde ich den Tenant des Unternehmens mit meinem Partnerkonto. Eine Kreditkarte braucht es nicht: Abgerechnet wird tagesgenau, am Monatsende per Rechnung von mir. Solange Microsoft das anbietet, kann ich im ersten Monat bis zu 25 Lizenzen als Testlizenzen buchen. Das vermeidet zeitweise Lizenzkosten. Die Testphase ist auf einen Monat und 300 GB Speicher begrenzt, und Einrichtung und weitere Leistungen vereinbaren wir davon unabhängig.
Mit diesen drei Dingen kann ich den Tenant grundeinrichten, die Geräte in Betrieb nehmen und sie den Mitarbeitenden, wenn nötig, noch am selben Tag übergeben. Was dafür an Einstellungen in Business Premium schon enthalten ist, beschreibe ich in Business Premium: ungenutzte Sicherheitsfunktionen.
Häufige Fragen
Reicht für den Anfang ein privates Konto?
Nein. Dienste, die über private Konten laufen, hängen an einer Person und nicht am Unternehmen. Spätestens beim ersten Austritt wird das zum Problem. Ein eigener Tenant mit Firmendomain ist schnell eingerichtet, und in der Testphase fallen dafür noch keine Lizenzkosten an.
Sollte eine Neugründung Geräte kaufen oder leasen?
Die Neugründungen, die ich ausgestattet habe, haben ihre Geräte gekauft. Wichtiger als Kauf oder Miete ist, dass jedes Gerät vom ersten Tag an in der Geräteverwaltung ist.
Wie schnell ist die IT für eine Neugründung arbeitsfähig?
Stehen Geräte, Lizenzen und Domain bereit, lassen sich Tenant, Konten und Geräte an einem Tag einrichten und übergeben. Müssen Postfächer und Daten aus einem bestehenden Unternehmen mitkommen, dauert es länger. Bei meiner Referenz mit zehn Mitarbeitenden waren es drei Tage.
* Preise netto, Stand September 2026. Lizenzpreise können sich seitdem geändert haben.
Quellen
- Preis Business Premium: ALSO Cloud Marketplace, NCE-Lizenz mit Jahreslaufzeit und monatlicher Abrechnung, Stand September 2026. Produktbeschreibung: Microsoft – Microsoft 365 Business Premium
- 25 Lizenzen, ein Monat und 300 GB Speicher in der Testphase: Microsoft Learn – Try or buy a Microsoft 365 for business subscription
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