3CX oder Teams Phone: Welche Cloud-Telefonanlage passt zu Ihrem Unternehmen?

Bei einer neuen Cloud-Telefonanlage zählt mehr als die Zahl der Nebenstellen: Wie sollen Anrufe verteilt werden, wo arbeiten Ihre Mitarbeitenden, welche Geräte sollen bleiben? Rund 20 Telefonanlagen habe ich bisher eingerichtet, meist mit 3CX, in einigen Fällen mit Teams Phone. Wann ich zu welcher Lösung rate und was vor der Entscheidung geklärt sein sollte, lesen Sie hier.

3CX, Teams Phone oder Cloud PBX: wer was braucht

Zwei Dinge werden beim Vergleich oft vermischt: die Telefonanlage, die Anrufe verteilt, und der SIP-Trunk, also der Anschluss, über den die Anlage mit dem Telefonnetz verbunden ist und über den Gespräche abgerechnet werden. 3CX und Teams Phone sind Anlagen. peoplefone ist ein SIP-Trunk-Anbieter. Die Telekom Cloud PBX bringt beides aus einer Hand mit.

Teams Phone ist also kein schlechteres Produkt, sondern ein anderes. Für eine gemeinnützige Organisation mit verteiltem Team habe ich es bewusst gewählt: Gewünscht war eine Zentrale mit Warteschleife ohne Hardware und ohne Bindung an einen Standort, und alle arbeiteten ohnehin in Teams. Wie das aussieht, steht in der Referenz Microsoft 365 und Telefonie in Teams für eine gemeinnützige Organisation.

Was kostet eine Cloud-Telefonanlage?

Der Preis pro Arbeitsplatz schwankt stark, und der wichtigste Faktor ist der Betrieb. Bei 3CX gibt es drei Varianten:

• Selbst gehostet: Die Anlage läuft auf einem eigenen Server. Das ist die günstigste Variante, und Sie bestimmen selbst, wo Anlage und Daten liegen. Datenschutzkonform wird sie dadurch nicht automatisch, das hängt von Einrichtung und Betrieb ab. Dafür liegt die Verantwortung, dass Server und Anlage laufen, bei Ihnen oder Ihrem Dienstleister.
• Gehostet und betreut: Ein Dienstleister betreibt die Anlage auf seinen Servern und kümmert sich um Updates und Überwachung. Ich betreibe 3CX für meine Kunden auf eigenen Servern.
• Als Dienst (SaaS): 3CX hostet selbst. Laut Preisliste kostet das für bis zu 16 gleichzeitige Gespräche 430 €^* im Jahr zusätzlich zur Lizenz.

Die Lizenzen sind öffentlich einsehbar. 3CX rechnet pro Anlage nach der Zahl gleichzeitiger Gespräche ab, nicht pro Person. Die PRO-Edition kostet laut Preisliste für 8 gleichzeitige Gespräche 380 €^* und für 16 Gespräche 760 €^* im Jahr, netto. Ein Beispiel: Für 30 Mitarbeitende landet eine von mir betreute 3CX mit Server und Lizenz bei rund 3 bis 5 €^* pro Kopf und Monat. Dazu kommen die Gesprächskosten des SIP-Trunks, die nach Nutzung abgerechnet werden.

Teams Phone wird dagegen pro Person lizenziert. Microsoft hat den Preis für Teams Phone Standard im April 2025 auf 10 US-Dollar* pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag angehoben, in Euro sind das rund 8,70 €^*. Voraussetzung ist eine Microsoft-365-Lizenz mit Teams. Für externe Gespräche kommt noch ein Anrufplan von Microsoft oder ein SIP-Trunk dazu, etwa von peoplefone oder der Telekom.

Die Umstellung: Portierung, Faxgerät, Türsprechanlage

Die Rufnummernportierung führt in der Regel der neue Anbieter durch. Ich plane sie, stelle die Unterlagen zusammen und überwache den Termin. Liegen alle Dokumente vollständig vor, ist eine Portierung in wenigen Tagen bis Wochen erledigt. Gesetzlich darf der Dienst beim Anbieterwechsel höchstens einen Arbeitstag unterbrochen sein. War alles gut vorbereitet, lief der Portierungstermin bei meinen Kunden bisher ohne Probleme.

Schwieriger ist beim Wechsel auf eine Cloud-Telefonanlage alles, was bisher an der alten Anlage hing, ohne dass es jemand als Telefon wahrnimmt. Faxgeräte sind tatsächlich ein Problem, ebenso Türsprechanlagen und Türöffner, die über die Telefonanlage gesteuert wurden. Ich erfasse deshalb vor der Umstellung jedes Gerät, das über die alte Anlage wählt oder angerufen wird, und entscheide für jedes, ob es einen Adapter, einen Ersatz oder einen anderen Weg bekommt. Dazu gehören auch Aufzugsnotrufe und Alarmanlagen, falls vorhanden.

Headset, App oder Tischtelefon

Beides kommt vor, und das ist von Kunde zu Kunde sehr unterschiedlich. Meine Empfehlung: ein Headset mit Geräuschunterdrückung am PC oder Mac und die App auf dem Smartphone für unterwegs. Dann braucht es keine Rufumleitung aufs Handy, denn die eigene Nebenstelle ist immer dabei, mit derselben Rufnummer und denselben Funktionen wie im Büro. Tischtelefone bleiben dort, wo sie im Alltag gebraucht werden.

Warum ich hybrid plane statt rein Cloud oder rein vor Ort

Ich rate grundsätzlich weder zur reinen Cloud noch zur reinen Anlage vor Ort, sondern wo möglich zu einer hybriden Lösung. Arbeiten viele Mitarbeitende von zu Hause, läuft die Anlage in der Cloud, und im Büro steht ein Session Border Controller, ein kleines Gerät, das die Telefone vor Ort mit der Anlage verbindet. Gespräche innerhalb des Büros bleiben dann im lokalen Netz und müssen nicht über die Cloud laufen. Wer remote arbeitet, telefoniert direkt mit der Cloud und nicht über die Leitung des Büros, die vielleicht knapp bemessen oder instabil ist.

Fällt im Büro das Internet aus, läuft eine Cloud-Telefonanlage im Rechenzentrum weiter. Wie Sie dann erreichbar bleiben, hängt vom Aufbau ab: Mit der App telefonieren Mitarbeitende über Mobilfunk, für Nebenstellen im Büro lege ich Weiterleitungen fest. Tischtelefone, die nur über die Büroleitung angebunden sind, funktionieren bis zur Behebung nicht. Auch Notrufe gehören in diese Planung: Es sollte vorher feststehen, von welchen Geräten sie bei einem Ausfall noch möglich sind. Damit Telefonie im Büro-Netz sauber läuft, bekommt sie bei mir ein eigenes VLAN. Mehr dazu unter Infrastruktur & Netzwerk.

Häufige Fragen

Ist 3CX oder Teams Phone günstiger?

In der Regel 3CX. Die Lizenz gilt für die ganze Anlage und richtet sich nach der Zahl gleichzeitiger Gespräche, während Teams Phone pro Person lizenziert wird. Bei 30 Mitarbeitenden liegt eine von mir betreute 3CX mit Server und Lizenz bei rund 3 bis 5 €^* pro Kopf und Monat, Teams Phone Standard allein bei rund 8,70 €^*. Gesprächskosten kommen in beiden Fällen dazu.

Wie lange dauert eine Rufnummernportierung?

Mit vollständigen Unterlagen wenige Tage bis Wochen. Die Portierung selbst führt meist der neue Anbieter durch. Ich plane sie und überwache den Termin, damit am Stichtag Anlage, Rufnummern und Endgeräte bereitstehen.

Bin ich mit einer Cloud-Telefonanlage bei Internetausfall erreichbar?

In der Regel ja. Die Anlage läuft im Rechenzentrum weiter, auch wenn die Leitung im Büro ausfällt. Mitarbeitende telefonieren dann über die App auf dem Smartphone, und für nicht erreichbare Nebenstellen greifen vorher festgelegte Weiterleitungen. Telefone, die nur über die Büroleitung laufen, sind in dieser Zeit nicht erreichbar.

* Preise netto, Stand September 2026. Lizenzpreise können sich seitdem geändert haben.

Quellen

• Preise 3CX (Lizenz und Hosting, netto, Stand 25.09.2026): 3CX – Full Pricelist
• KI-Funktionen von 3CX: 3CX – AI Transcription, 3CX – AI Edition
• Session Border Controller, lokale Gespräche im Büro-Netz: 3CX – Installing a 3CX SBC, 3CX – Run 3CX SBC on a Raspberry Pi
• Preis Teams Phone Standard (10 US-Dollar ab 1. April 2025): Microsoft Tech Community – Pricing updates for annual subscriptions & Teams Phone
• Listenpreis Teams Phone Standard in Euro (Händlerangabe, Stand 25.09.2026): m365.de – Microsoft Teams Phone Standard
• Voraussetzungen und Anbindung ans Telefonnetz: Microsoft Learn – Microsoft Teams-Add-On-Lizenzen, Microsoft Learn – PSTN-Konnektivitätsoptionen
• Anbieterwechsel und Rufnummernmitnahme: § 59 Telekommunikationsgesetz