IT beim Büroumzug: Was wann zu planen ist

IT beim Büroumzug plane ich vom Umzugstag rückwärts: Was den längsten Vorlauf hat, kommt zuerst dran. Das sind oft Verkabelung und Internetanschluss, nicht der Server. Begleitet habe ich Umzüge von unter 10 bis über 30 Arbeitsplätzen, auch mit mehreren Firmen an einem Standort und mit Büroauflösung. Hier steht, was wann ansteht.

Warum die IT beim Büroumzug früh dazugehört

Am besten bin ich schon dabei, bevor die Entscheidung für ein Büro fällt. Oft fällt sie ohne IT-Beratung, nicht aus Ablehnung, sondern weil nicht bewusst ist, dass so früh schon relevante Themen anstehen.

Ein Fall: Ein Kunde ging davon aus, der Server werde einfach rübergetragen. Im neuen Büro reichte die Netzwerkverkabelung aber nicht aus. Es mussten noch Netzwerkdosen gesetzt werden, damit die Access Points ihren Platz bekamen.

Zu spät dran sind am häufigsten Verkabelung und Netzwerkdosen, der Internetanschluss sowie Rufnummern und Telefonie. Schiefgegangen ist bei Umzügen schon der Zeitplan mit dem Elektriker, ein nicht rechtzeitig fertiger Anschluss und die Lieferzeit der Hardware. Bestellen Sie neue Geräte deshalb nicht erst kurz vor dem Termin.

Internetanschluss: früh beauftragen

Für einen neuen Anschluss rechne ich grob mit 4 bis 8 Wochen, bei Glasfaser mit länger. Das ist eine vorsichtige Orientierung, im Einzelfall kann es anders aussehen. Die Telekom bittet beim Umzug eines bestehenden Festnetzanschlusses darum, den Termin 3 bis 4 Wochen im Voraus mitzuteilen. Rechnen Sie nicht mit dem kürzesten Wert.

• Verfügbarkeit: Fragen Sie für die neue Adresse konkret an und holen Sie bei Bedarf mehrere Angebote ein.
• Vertrag: Das Umzugsrecht aus § 60 TKG gilt nicht nur für Verbraucher: Nach § 71 Abs. 3 TKG gilt es auch für Kleinstunternehmen, kleine Unternehmen und Organisationen ohne Gewinnerzielungsabsicht, außer sie haben ausdrücklich darauf verzichtet. Prüfen Sie deshalb auch, was Ihr Vertrag zu Umzug, Laufzeit und Kündigung sagt.
• Kennung der Dose: Die Telekom fragt nach dem bisherigen Anschlussinhaber oder der Nummer auf der Telefondose. Notieren Sie sie bei der ersten Besichtigung.
• Zugang: Klären Sie früh mit der Hausverwaltung, wie Techniker in das Gebäude und zum Technikraum kommen.

Ist der Anschluss nicht rechtzeitig fertig, kann Mobilfunk als Übergang helfen. Bei einem Büroumzug habe ich Internet und Telefonie vorübergehend über einen Mobilfunk-Router angebunden. Das ersetzt den festen Anschluss nicht, überbrückt aber die Zeit bis dahin.

Telefonie und Rufnummern

Zuerst zählt die Vorwahl. Ortsnetzrufnummern sind nach § 59 TKG geografisch gebunden. Bleibt die Vorwahl gleich, ist das meist unkritisch. Ändert sie sich, klären Sie beim Anbieter, was mit Ihren Nummern geschieht, bevor Briefpapier und Website geändert werden.

Mit einer Cloud-Telefonanlage ist beim Umzug oft weniger Technik umzubauen. Rufnummern, Notrufadresse und Endgeräte müssen Sie trotzdem prüfen. Planen Sie Ansagen für den Umzugstag ein, damit Anrufer wissen, woran sie sind. Wechseln Sie mit dem Umzug auch den Anbieter, kommt die Portierung dazu. Wie lange sie dauert, hängt von den Anbietern und dem Auftrag ab, klären Sie den Termin deshalb rechtzeitig. Was bei einer neuen Anlage zu beachten ist, steht in meinem Artikel zur Cloud-Telefonanlage mit 3CX oder Teams Phone.

• Sonderfälle erfassen: Fax, Türsprechanlage und alles andere, was über die Anlage läuft.
• Rufverteilung prüfen: Der Umzug ist ein guter Anlass, Gruppen und Vertretungen zu klären.
• Notruf: Prüfen Sie mit Ihrem Anbieter, welche Adresse für Notrufe hinterlegt ist. Bei Teams Phone verwalten Sie Notfalladressen im Teams Admin Center. Eine bereits geprüfte Adresse lässt sich dort laut Microsoft nicht ändern, sondern wird neu angelegt.

Netzwerk und Verkabelung

Gehen Sie die Fläche früh ab, am besten mit Montageplan. Wo sitzen die Arbeitsplätze, wo stehen Drucker und Access Points, wo laufen die Kabel zusammen? Reicht die Verkabelung nicht, planen Sie 1 bis 2 Monate ein. Elektriker sind teils 6 bis 8 Wochen ausgebucht.

Die Netzwerkverkabelung kann ich auch selbst verlegen. Mit professionellem Werkzeug ziehe ich die Kabel durch Abhängdecken und lege das Verlegekabel in Netzwerkdosen oder Keystones auf. Für Elektrikerarbeiten stimme ich mich entweder direkt mit dem Hauselektriker des Vermieters ab, oder ich suche einen eigenen Elektriker, den Sie beauftragen. Die Arbeiten überwache ich und nehme sie ab.

Lassen Sie vorhandene Dosen durchmessen, statt sich auf die Beschriftung zu verlassen. Hinzu kommt der Technikraum oder Serverschrank: Platz, Strom und Kühlung sollten vorab geklärt sein.

Nicht jede Lücke muss zum Umzugstag geschlossen sein. Bei einem Umzug liefen Tischtelefone übergangsweise über eine WLAN-Brücke. Wichtig ist, dass eine solche Zwischenlösung vorher feststeht.

Server

Zieht der Server nur mit um, ist das vor allem Logistik: aktuelle, geprüfte Sicherung, geordnet herunterfahren, transportieren, wieder starten. Prüfen Sie auch, welche Anwendungen und Hersteller davon betroffen sind.

Serverwechsel und Büroumzug trenne ich eher, je nach Fall. Ein neuer Server ist ein eigenes Projekt mit eigenem Ablauf- und Rückfallplan. Wie ich das angehe, beschreibe ich in Serverumzug an einem Tag.

Firewall

Mit einem neuen Anschluss ändert sich oft die öffentliche IP-Adresse. Das betrifft alles, was daran hängt: VPN, Freigaben von außen, DNS-Einträge und Dienste, die nur bestimmte Adressen zulassen. Erfassen Sie diese Stellen vorher und fragen Sie den Anbieter früh nach festen Adressen, falls Sie welche brauchen.

Eine neue Firewall oder neue Switche lassen sich vor dem Umzugstag einrichten. Wer am Umzugstag nur noch anschließen muss, gewinnt Zeit für die Tests.

Drucker und Scanner

Drucker werden gern vergessen, weil sie scheinbar nur eine Steckdose und ein Kabel brauchen. Prüfen Sie Standort, Netzwerkdose und IP-Adresse, außerdem den Vertrag, wenn das Gerät gemietet ist. Scanziele gehören ebenfalls auf die Liste, besonders wenn sich der Server ändert.

Eine Inventarliste aller PCs, Monitore und Drucker hilft bei der Planung und bei der späteren Kontrolle, ob alles angekommen ist.

Der Umzugstag

Abbau und Sicherung laufen am Vorabend, umgezogen wird am Wochenende oder abends. Ich bin am Umzugstag vor Ort, bis alles läuft, und prüfe die Funktionen vor Arbeitsbeginn. Die Reihenfolge ergibt sich aus den Abhängigkeiten:

Aufbau am Umzugstag

1. Anschluss und FirewallInternet prüfen, VPN testen
2. Switche und WLANNetz steht, Access Points sind erreichbar
3. Server und Speicherstarten, Dienste und Sicherung prüfen
4. TelefonieTestanrufe nach innen und außen
5. Arbeitsplätze und Druckeranschließen, anmelden, drucken, scannen
6. FunktionsprüfungAnwendungen mit echten DatenVor Arbeitsbeginn

Bleibt der alte Anschluss noch geschaltet, lassen sich bestimmte Dienste bei Bedarf weiter über den alten Standort betreiben. Am Morgen danach bin ich wieder vor Ort, damit Fragen direkt geklärt werden können.

Nach dem Umzug

• Altverträge beenden: Kündigen Sie den alten Anschluss erst, wenn der neue nachweislich läuft, und beachten Sie die Kündigungsfristen.
• Adressen ändern: Notrufadresse, Verträge, Lizenz- und Kundenkonten bei den Anbietern.
• Dokumentation anpassen: Netzplan, Dosenbelegung, IP-Adressen und Zugänge.
• Reste abarbeiten: Fehlende Dosen, schwaches WLAN und Einzelprobleme zeigen sich oft erst im Alltag. Planen Sie dafür Zeit ein.
• Altgeräte entsorgen: Datenträger gehören vor der Entsorgung nachweisbar gelöscht oder vernichtet.

Checkliste für den Start

• Ist die IT in die Entscheidung für das Büro eingebunden?
• Ist der Anschluss für die neue Adresse angefragt und der Termin bestätigt?
• Gibt es einen Übergang per Mobilfunk, falls der Termin platzt?
• Ist geklärt, ob sich die Vorwahl ändert?
• Sind Fax, Türsprechanlage und andere Sondergeräte erfasst?
• Hat jemand die Fläche und die Verkabelung geprüft, und ist der Termin dafür gebucht?
• Ist neue Hardware bestellt, und passt die Lieferzeit?
• Sind alle Stellen bekannt, die von der öffentlichen IP-Adresse abhängen?
• Gibt es eine Inventarliste und einen Ablaufplan für den Umzugstag?

Häufige Fragen

Wann sollte ich mit der Planung der IT beim Büroumzug beginnen?

Am besten vor der Entscheidung für das Büro. Für einen neuen Anschluss rechne ich grob mit 4 bis 8 Wochen, bei Glasfaser mit länger, für Elektriker und Verkabelung mit 1 bis 2 Monaten. Das sind Richtwerte, keine Zusagen.

Kann ich meine Rufnummern beim Büroumzug behalten?

Bleibt die Vorwahl gleich, in der Regel ja. Ändert sie sich, kann das anders aussehen, denn Ortsnetznummern sind an den Standort gebunden. Klären Sie das mit Ihrem Anbieter, bevor Sie neue Unterlagen drucken lassen.

Was tun, wenn der Internetanschluss zum Umzug nicht fertig ist?

Mobilfunk als Übergang nutzen, etwa mit einem Mobilfunk-Router. Testen Sie ihn vorab am neuen Standort. Prüfen Sie auch, ob die Leistung für Ihre Anwendungen und die Telefonie ausreicht.

Quellen

• Vorlauf beim Umzug eines Festnetzanschlusses (3 bis 4 Wochen): Telekom – Checkliste für den Umzug mit Ihrem Festnetz-Anschluss
• Rufnummernmitnahme, geografisch gebundene Rufnummern: § 59 Telekommunikationsgesetz
• Ortsnetzbezug von Rufnummern: Bundesnetzagentur – Zuteilungsverfahren für Ortsnetzrufnummern
• Umzugsrecht und kleine Unternehmen: § 60 Telekommunikationsgesetz, § 71 Telekommunikationsgesetz
• Notfalladressen in Teams Phone: Microsoft Learn – Verwalten von Notfallstandorten für Ihre Organisation