Interne IT verstärken: Ergänzung statt Ersatz

Wer seine interne IT verstärken will, braucht meist keine zusätzliche Fachkenntnis, sondern Kapazität für das, was im Tagesgeschäft liegen bleibt. Fünf meiner Kunden haben eine eigene IT-Abteilung, die ich ergänze, oft als Spezialist für Microsoft 365 oder für Migrationen. Hier beschreibe ich, woran Sie den Bedarf erkennen, wie ich die Aufgaben mit dem internen Team teile und was von Anfang an geklärt sein muss.

Woran Sie merken, dass Ihre interne IT Verstärkung braucht

Das deutlichste Zeichen ist, wenn die interne IT überwiegend auf Probleme reagiert, statt Systeme weiterzuentwickeln und Risiken früh anzugehen. Updates werden verschoben, die Dokumentation hinkt hinterher, Sicherheitsmaßnahmen und größere Projekte stehen seit Monaten auf der Liste. Das liegt in den Umgebungen, die ich kenne, selten am Können der Kolleginnen und Kollegen. Es fehlt schlicht die Zeit, neben dem Tagesgeschäft noch etwas anderes voranzubringen.

Die Anlässe, zu denen mich eine IT-Abteilung dazuholt, ähneln sich: hohe Auslastung oder eine Stelle, die gerade nicht besetzt ist. Ein Kunde hat mich zum Beispiel übergangsweise gebucht, bis ein neuer IT-Mitarbeiter gefunden war. Das hat mehrere Monate gedauert. Auch nachdem die Stelle besetzt war, hat der Kunde mich weiter beauftragt, seine IT zu unterstützen.

Häufig komme ich auch für ein bestimmtes Thema dazu, vor allem als Spezialist für Microsoft 365 oder für eine Migration. Solche Projekte kommen in einer IT-Abteilung nur alle paar Jahre vor. Wer sie schon oft umgesetzt hat, kennt die Stolpersteine, etwa wenn ein Fileserver nach SharePoint umzieht oder Macs in Intune übernommen werden. Das interne Team muss sich dieses Wissen dann nicht nebenbei erarbeiten.

Wer macht was? Tickets, Projekte und Beratung

Für die laufende Bearbeitung von Tickets setzen mich meine Kunden mit eigener IT-Abteilung meist nicht ein. Das hat einen einfachen Grund: Auf Dauer wäre es für sie zu teuer, das Tagesgeschäft mit externen Stunden zu bezahlen. Die interne IT kennt die Anwender und ihre Arbeitsplätze ohnehin am besten. Meine Rolle liegt woanders:

Ausnahmen gibt es. Bei einer Kommunikationsagentur habe ich eine Zeit lang an festen Tagen auch Tickets und Onboardings vor Ort übernommen, damit das interne Team Luft für seine Projekte hatte: eine zentrale Verwaltung für die Mac-Flotte und den Umzug der Postfächer in die Cloud. Dort hat das gut gepasst, wie die Referenz interne IT einer Agentur verstärkt zeigt. Als Dauerlösung rate ich heute meist zu der Aufteilung oben, weil sie für das Unternehmen wirtschaftlicher ist.

Zusammenarbeit: ein Ticketsystem, eine Dokumentation

Ich arbeite in den Strukturen, die das interne Team schon nutzt: im selben Ticketsystem, in derselben Dokumentation und mit regelmäßigen Abstimmungen. Ein zweites System nur für meine Aufgaben würde bedeuten, dass ein Teil der Arbeit für das Team unsichtbar bleibt. Genau das soll nicht passieren. Gibt es noch kein Ticketsystem, führe ich eines ein. Soll dafür kein eigenes System angeschafft werden, reichen oft auch ein oder mehrere Planner-Boards in Teams.

Wichtiger noch ist die Frage, wo das Wissen am Ende liegt. Wenn ich ein Projekt umsetze, soll die interne IT es danach selbst betreiben können. Dafür sorgen drei Dinge: Ich dokumentiere, was ich einrichte und warum. Ich stimme Zwischenschritte mit dem Team ab, statt es vor fertige Tatsachen zu stellen. Und wo nötig schule ich die Kolleginnen und Kollegen, bevor ich mich aus einem Thema zurückziehe. Auch das BSI empfiehlt Unternehmen, genug eigene Kompetenzen zu behalten, um nicht von einem Dienstleister abhängig zu werden.

Was vorher geklärt sein muss: Zuständigkeiten und Zugriffsrechte

Bevor ich mit der Arbeit beginne, müssen Zuständigkeiten und Zugriffsrechte sauber geklärt sein. Das hat für mich auch mit Verantwortung zu tun: Ich möchte meine Kunden über anstehende Aufwände informieren, bevor sie entstehen. Das geht nur, wenn feststeht, was ich in welchem System umsetze und was beim internen Team bleibt. Sonst arbeiten zwei Seiten am selben System, und am Ende weiß niemand genau, wer welche Einstellung geändert hat.

In der Praxis hilft eine kurze Liste, die Sie gemeinsam mit mir und der internen IT durchgehen:

• Für welche Systeme bin ich zuständig, für welche ausdrücklich nicht?
• Welche Rechte brauche ich dafür, und welche nicht?
• Wer gibt Änderungen frei, und wie erfährt das interne Team davon?
• Über welchen Weg kommen Aufträge bei mir an, und wer schätzt den Aufwand vorher ab?

Bei den Rechten gilt: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Microsoft empfiehlt für die Verwaltung von Microsoft 365, Administratoren genau die Rolle zu geben, die sie für ihre Aufgabe brauchen, und keine umfassendere. Das BSI nennt es ein gravierendes Sicherheitsrisiko, externen Dienstleistern unkontrolliert administrative Berechtigungen zu geben, und rät, vorab festzulegen, auf welche Bereiche und Dienste sie zugreifen dürfen. Für Sie hat eine solche Abgrenzung einen weiteren Vorteil: Endet die Zusammenarbeit, ist klar, welche Zugänge Sie wieder entziehen.

Feste Präsenztage oder nach Bedarf?

Nach Bedarf. Bei festen Präsenztagen entstehen zwangsläufig Stunden, in denen vor Ort gerade wenig zu tun ist und ich an anderer Stelle mehr bewirken könnte. Für meine übrigen Kunden bedeuten feste Tage außerdem, dass ich an diesen Tagen für sie schlechter erreichbar bin. Ich komme deshalb dann, wenn eine Aufgabe es erfordert, und verbinde Besuche vor Ort häufig mit weiteren Terminen. Vieles lässt sich ohnehin remote erledigen.

Feste Tage sind sinnvoll, wenn es regelmäßig Arbeit gibt, die nur vor Ort geht, wie bei der Agentur mit ihren Onboardings. Für die typische Rolle als Berater und Umsetzer in Projekten hat sich die Arbeit nach Bedarf bewährt.

Häufige Fragen

Übernehmen Sie auch Tickets für unsere interne IT?

Selten und meist nur für einen begrenzten Zeitraum, zum Beispiel wenn das Team für ein großes Projekt Luft braucht. Auf Dauer wäre es für Sie zu teuer, das Tagesgeschäft extern bearbeiten zu lassen. Ich übernehme stattdessen Beratung und abgesprochene Aufgaben in Projekten.

Wie oft sind Sie vor Ort?

Nach Bedarf, nicht an festen Tagen. Ich komme, wenn eine Aufgabe es erfordert, und verbinde Besuche oft mit anderen Terminen. Vieles erledige ich remote, im selben Ticketsystem und in derselben Dokumentation wie Ihr Team.

Bleibt das Wissen bei uns, wenn die Zusammenarbeit endet?

Ja, darauf lege ich die Zusammenarbeit von Anfang an aus. Ich dokumentiere, was ich einrichte, stimme mich laufend mit Ihrem Team ab und schule es, wo nötig. Die Zugänge, die ich erhalte, sind vorher festgelegt und lassen sich am Ende gezielt entziehen.

Quellen

• Zugriffsrechte und Abhängigkeit bei externen Dienstleistern: BSI – IT-Grundschutz-Baustein OPS.2.3 Nutzung von Outsourcing (Edition 2023)
• Geringstmögliche Rechte in Microsoft 365: Microsoft Learn – Bewährte Methoden für Microsoft Entra-Rollen