Was kostet IT-Betreuung? Leistungen und Abrechnung vergleichen

Die Kosten für IT-Betreuung hängen davon ab, welche Aufgaben übernommen werden und wie Ihre Umgebung aufgebaut ist. Ein günstiger Monatspreis allein sagt deshalb wenig. Ich erläutere meine Abrechnungsmodelle und die Punkte, die Sie beim Vergleich von Angeboten klären sollten.

Drei Abrechnungsmodelle

Für die laufende IT-Betreuung gibt es bei mir drei Wege. Sie unterscheiden sich darin, wer das Risiko trägt, wenn ein Monat ruhiger oder unruhiger verläuft als gedacht.

Ein Kontingent klingt übersichtlich, bringt aber für beide Seiten zusätzliche Verwaltung mit sich: Stunden nachhalten, Stände melden, rechtzeitig nachbuchen. Im Alltag bremst es außerdem. Muss kurzfristig etwas erledigt werden und das Kontingent ist aufgebraucht, wird zuerst nachgebucht und erst dann gearbeitet. Bei einer Störung ist das genau die Verzögerung, die niemand haben möchte. Deshalb steht das Kontingent bei mir ganz hinten.

Wie eine Pauschale zustande kommt

Eine Pauschale ist keine Zahl aus einer Preisliste. Ich schätze, wie viele Stunden im Monat voraussichtlich anfallen. Dafür sehe ich mir an:

• Anzahl der Arbeitsplätze, Mitarbeitenden und Server
• vereinbarte Reaktionszeiten
• gewünschte Tätigkeitsbereiche, etwa Netzwerk, Cloud oder Webdienste

Daraus entsteht eine grobe Stundenzahl pro Monat. Die Pauschale ist dann eine Mischkalkulation: Der Stundensatz liegt deutlich unter meinem regulären, und im Gegenzug wird die Pauschale auch in Monaten gezahlt, in denen weniger als die geschätzten Stunden anfallen. Für Sie bleiben die Kosten damit planbar.

Eine Pauschale bleibt nicht für immer gleich. In der Regel einmal im Jahr sehen wir uns gemeinsam die Auswertungen an: Wie viel Zeit ist tatsächlich angefallen, wofür, und hat sich an der Umgebung etwas geändert? Danach passen wir die Pauschale für das folgende Jahr an, nach oben oder nach unten.

Was in einer Pauschale enthalten ist und was nicht

Enthalten sind meine Arbeitszeit, meine Verfügbarkeit, die vereinbarte Reaktionszeit und das Wissen, das über die Jahre gewachsen ist. Unter Reaktionszeit verstehe ich, wie es auch in meinen Geschäftsbedingungen steht, die Zeit bis zur ersten qualifizierten Reaktion, nicht die Zeit bis zur Lösung. Diesen Unterschied sollten Sie bei jedem Angebot klären.

Nicht enthalten sind nutzungsbasierte Posten, zum Beispiel ein Betrag für das Monitoring je Arbeitsplatz. Solche Werte können sich von Monat zu Monat ändern, wenn Geräte dazukommen oder wegfallen. Sie in eine feste Pauschale einzurechnen, würde bedeuten, sie ständig neu zu verhandeln. Deshalb rechne ich sie getrennt ab.

Kosten für IT-Betreuung vergleichen: worauf es ankommt

Zu viel zahlt ein Unternehmen, wenn die laufenden IT-Kosten nicht zu dem passen, was tatsächlich geleistet wird. Typisch sind Leistungen, die doppelt bezahlt werden, und Lizenzen oder Verträge, die niemand mehr braucht.

Vergleichen Sie, welche Leistungen enthalten sind, wie zusätzliche Arbeiten berechnet werden und welche Reaktionszeiten vereinbart sind. Achten Sie besonders darauf, ob Wartung, Monitoring, die Kontrolle der Datensicherung, IT-Sicherheit und Dokumentation geregelt sind.

Ein Preis pro Mitarbeiter sagt deshalb wenig. Zwei Angebote mit demselben Betrag können völlig verschiedene Leistungen enthalten. Vergleichen lässt sich nur das Verhältnis aus Kosten, Leistungsumfang, Qualität des Service und dem Risiko, das der Dienstleister übernimmt. Diese Fragen helfen beim Einordnen:

• Wissen Sie, welche Leistungen in Ihrem Betrag enthalten sind und welche extra abgerechnet werden?
• Wird Ihre Datensicherung regelmäßig kontrolliert, oder erfahren Sie erst im Ernstfall, ob sie funktioniert?
• Laufen Updates und Monitoring planmäßig, oder passiert erst etwas, wenn Sie anrufen?
• Gibt es eine aktuelle Dokumentation Ihrer Umgebung, auf die Sie selbst Zugriff haben?
• Zahlen Sie Lizenzen oder Verträge, die niemand mehr nutzt?

Warum ich keine Preise auf die Website schreibe

Weil sich die Kosten für IT-Betreuung nicht seriös pauschal beziffern lassen. Zwei Unternehmen mit gleich vielen Arbeitsplätzen können sehr unterschiedlich viel Aufwand verursachen, je nach Servern, Cloud-Diensten, Fachanwendungen und gewünschter Reaktionszeit. Ein Preis „ab … Euro je Arbeitsplatz“ würde mehr versprechen, als er halten kann.

Stattdessen erstelle ich nach einem ersten Gespräch gern ein unverbindliches Angebot und konkretisiere es, sobald ich einen Überblick über die gewünschten Tätigkeiten und ihren Umfang habe. Bei neuen Kunden beginnen wir in der Regel mit einer Abrechnung nach Aufwand. Mit der Zeit kenne ich die Systeme, kann den Aufwand gut einschätzen, und das Vertrauen ist auf beiden Seiten da. Meist wechseln wir dann innerhalb von 12 bis 24 Monaten zu einer Pauschale. Wie eine solche Zusammenarbeit über Jahre aussehen kann, zeigt die Betreuung einer Agentur, die ich seit 2018 als externer IT-Partner begleite.

Häufige Fragen

Was kostet IT-Betreuung pro Arbeitsplatz?

Einen festen Preis je Arbeitsplatz nenne ich nicht, weil er wenig aussagt. Der Aufwand hängt neben der Zahl der Arbeitsplätze von Servern, Reaktionszeiten und den betreuten Bereichen ab. Nach einem ersten Gespräch erstelle ich ein unverbindliches Angebot.

Ist eine Pauschale günstiger als die Abrechnung nach Aufwand?

Der Stundensatz in einer Pauschale ist deutlich reduziert. Dafür zahlen Sie den festen Betrag auch in ruhigen Monaten. Ob sich das lohnt, zeigt die jährliche Auswertung, nach der wir die Pauschale für das folgende Jahr anpassen.

Warum nutzen Sie Stundenkontingente nur selten?

Weil sie für beide Seiten zusätzliche Verwaltung bedeuten und bei kurzfristigen Arbeiten bremsen. Ist das Kontingent aufgebraucht, muss erst nachgebucht werden, bevor ich weiterarbeiten kann.